PAD por Videoconferência
Passo a passo desde a criação de sala, no Microsoft Teams, gravação da reunião, compartilhamento do link e upload do arquivo no SEI.
By Alisson Soares
CRIANDO UMA REUNIÃO
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Faça login em sua conta através do site: https://www.office.com/
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Digite seu e-mail @pm.ba.gov.br e sua senha e clique em Entrar
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Vá até as oções do Office
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Escreva Teams
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No menu lateral esquerdo vá até calendário
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Indique o dia que deseja criar a reunião
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Adicione os detalhes da audiência, convide participante pelos e-mails
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Se for convidar outros servidores que possuam e-mail institucional, pode usar o nome completo para buscar
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Configure a data, hora e duração da reunião
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É possível usar o calendário para selecionar o dia
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As horas se apresentam de 30 em 30 minutos
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Adicione nesse campo os detalhes da reunião, que farão parte do e-mail convite
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Em opções de resposta é possível solicitar respostas e permitir encaminhamento do convite
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Clique em Mais opções para detalhes adicionais
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Os coorganizadores podem ser o Membro da Comissão, que possuem maior autoridade de gestão da sala de reuniões
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Verifique se "Registrar e transcrever automaticamente" está ativado, para que a gravação seja gravada e transcrita
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Depois clique em Salvar
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Agora é a hora de enviar o convite para reunião
Pronto, a reunião foi criada e o convite foi remetido para os participantes.
Ingressando na Reunião
No dia e hora marcado, entre no Microsoft, Acesse o Teams, Clique no calendário e clique na reunião.
É possível usar o navegador, dê preferência ao Google Chrome. Como também usar o aplicativo.
É possível usar o navegador, dê preferência ao Google Chrome. Como também usar o aplicativo.
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No dia da reunião, clique na audiência
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Clique em entrar para ingressar na reunião
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Verifique áudio, vídeo, microfone e depois clique em Ingressar agora
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A gravação é iniciada automaticamente
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No botão mais é possível ver opções da reunião, como a interrupção da gravação
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Caso haja pessoas de fora da instituição, é possível admitir na sala clicando em Pessoas
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Para o término da reunião, clique no botão Encerrar Reunião, para encerrar a gravação e a transcrição
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Você deverá confirmar que deseja encerrar a reunião para todos
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Ainda no Teams, clicando no menu esquerdo "Chats"
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Encontrando a reunião na coluna da esquerda, terá o histórico da Reunião, o que foi consignado no chat, a lista de presença e a gravação da reunião.
Pronto! Reunião concluída. A depender da duração da reunião o sistema requer um tempo para processar o seu vídeo.
Incorporando o Vídeo no seu Processo no SEI
Ao término da reunião, o vídeo comprimido deverá ser incorporado ao Processo SEI. (Passo nº 49)
No caso do arquivo ultrapassar o limite de 100MB do SEI, deverá ser adotado o seguinte procedimento abaixo. (Passo nº 29)
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Na aba chat, fica registrado o log de início e término da reunião. Clicando no botão de gravação para ser direcionado ao arquivo no Microsoft Stream
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Na plataforma há o botão para compartilhar o vídeo
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Onde tem Copiar o link, para um acesso direto à plataforma
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O link copiado dá opção de Configurações
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Onde é possível definir regras de acesso e visualização
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Marque a opção "Pode exibir" para que seja possível realizar o download do vídeo.
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As alterações devem ser aplicadas
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Abaixo do vídeo é exibido a quandiade de dias até a expiração da gravação
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Por padrão o armazenamento expira em 120 dias, entretanto o usuário deve alterar para a opção "Remover validade", para que se torne perene sua disponibilidade.
Remover a validade, extende a permanência do vídeo em sua nuvem, caso não seja configurado, o vídeo é automaticamente deletado.
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Clicando nos três botões
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É possível Baixar o arquivo
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Esse dowload não acompanha a transcrição da reunião
Renomeie o arquivo baixado para: PAD Nº PORTARIA XXX - NOME DO DEPOENTE
Inserindo a reunião em um Processo SEI
Vá para o Processo SEI "Processo Administrativo Disciplinar" eletrônico que você está apurando.
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Clicando no ícone de novo documento
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Selecionado o Termo de Oitiva como tipo de arquivo
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Indo no Microsoft Stream da reunião que desejamos incorporar ao SEI
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Clicando no Botão Compartilhar
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É possível copiar o link
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De volta ao Termo de Oitivias
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É possível colar o link. Ele já vem formatado com formato .mp4 de vídeo. Definido corretamente para não expirar, terá sua disponibilidade assegurada.
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Lembre-se de salvar a confecção do arquivo no SEI para assegurar não perder as alterações
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Para inserir o arquivo do vídeo vamos clicar no ícone de adicionar arquivo
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Selecionado o tipo externo
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Após o download do vídeo, com o botão direito, Compactar para arquivo ZIP para comprimir o volume e permitir que seja adicionado no SEI. Renomeio para: PAD Nº PORTARIA XXX - NOME DO DEPOENTE
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Agora ao anexar o arquvio
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Selecione o arquivo compactado para subir seu anexo ao SEI
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Nomeie o arquivo externo para PAD Nº PORTARIA XXX - NOME DO DEPOENTE e tipifique o documento que está sendo carregado ao SEI
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Coloque a data do documento
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Atribua o nível de acesso: Restrito e a Hipótese Legal: Apuração de Irregularidades
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Clique em Salvar para carregar o vídeo
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Note que agora além do documento da Oitiva, está presente no Processo SEI o arquivo em vídeo anexo
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Clicando no link do vídeo
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O usuário é direcionado para o Microsoft Stream correspondente
Pronto! Sua videoconferência já foi corretamente documentada.