
PAD por Videoconferência
Passo a passo desde a criação de sala, no Microsoft Teams, gravação da reunião, compartilhamento do link e upload do arquivo no SEI.
By Alisson Soares
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Faça login em sua conta através do site: https://www.office.com/

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Digite seu e-mail @pm.ba.gov.br e sua senha e clique em Entrar

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Vá até as oções do Office

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Escreva Teams

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No menu lateral esquerdo vá até calendário

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Indique o dia que deseja criar a reunião

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Adicione os detalhes da audiência, convide participante pelos e-mails

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Se for convidar outros servidores que possuam e-mail institucional, pode usar o nome completo para buscar

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Configure a data, hora e duração da reunião

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É possível usar o calendário para selecionar o dia

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As horas se apresentam de 30 em 30 minutos

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Adicione nesse campo os detalhes da reunião, que farão parte do e-mail convite

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Em opções de resposta é possível solicitar respostas e permitir encaminhamento do convite

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Clique em Mais opções para detalhes adicionais

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Os coorganizadores podem ser o Membro da Comissão, que possuem maior autoridade de gestão da sala de reuniões

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Verifique se "Registrar e transcrever automaticamente" está ativado, para que a gravação seja gravada e transcrita

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Depois clique em Salvar

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Agora é a hora de enviar o convite para reunião

Ingressando na Reunião
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No dia da reunião, clique na audiência

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Clique em entrar para ingressar na reunião

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Verifique áudio, vídeo, microfone e depois clique em Ingressar agora

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A gravação é iniciada automaticamente

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No botão mais é possível ver opções da reunião, como a interrupção da gravação

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Caso haja pessoas de fora da instituição, é possível admitir na sala clicando em Pessoas

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Para o término da reunião, clique no botão Encerrar Reunião, para encerrar a gravação e a transcrição

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Você deverá confirmar que deseja encerrar a reunião para todos

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Ainda no Teams, clicando no menu esquerdo "Chats"

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Encontrando a reunião na coluna da esquerda, terá o histórico da Reunião, o que foi consignado no chat, a lista de presença e a gravação da reunião.

Incorporando o Vídeo no seu Processo no SEI
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Na aba chat, fica registrado o log de início e término da reunião. Clicando no botão de gravação para ser direcionado ao arquivo no Microsoft Stream

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Na plataforma há o botão para compartilhar o vídeo

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Onde tem Copiar o link, para um acesso direto à plataforma

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O link copiado dá opção de Configurações

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Onde é possível definir regras de acesso e visualização

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Marque a opção "Pode exibir" para que seja possível realizar o download do vídeo.

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As alterações devem ser aplicadas

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Abaixo do vídeo é exibido a quandiade de dias até a expiração da gravação

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Por padrão o armazenamento expira em 120 dias, entretanto o usuário deve alterar para a opção "Remover validade", para que se torne perene sua disponibilidade.

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Clicando nos três botões

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É possível Baixar o arquivo

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Esse dowload não acompanha a transcrição da reunião

Inserindo a reunião em um Processo SEI
Vá para o Processo SEI "Processo Administrativo Disciplinar" eletrônico que você está apurando.
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Clicando no ícone de novo documento

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Selecionado o Termo de Oitiva como tipo de arquivo

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Indo no Microsoft Stream da reunião que desejamos incorporar ao SEI

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Clicando no Botão Compartilhar

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É possível copiar o link

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De volta ao Termo de Oitivias

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É possível colar o link. Ele já vem formatado com formato .mp4 de vídeo. Definido corretamente para não expirar, terá sua disponibilidade assegurada.

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Lembre-se de salvar a confecção do arquivo no SEI para assegurar não perder as alterações

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Para inserir o arquivo do vídeo vamos clicar no ícone de adicionar arquivo

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Selecionado o tipo externo

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Após o download do vídeo, com o botão direito, Compactar para arquivo ZIP para comprimir o volume e permitir que seja adicionado no SEI. Renomeio para: PAD Nº PORTARIA XXX - NOME DO DEPOENTE

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Agora ao anexar o arquvio

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Selecione o arquivo compactado para subir seu anexo ao SEI

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Nomeie o arquivo externo para PAD Nº PORTARIA XXX - NOME DO DEPOENTE e tipifique o documento que está sendo carregado ao SEI

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Coloque a data do documento

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Atribua o nível de acesso: Restrito e a Hipótese Legal: Apuração de Irregularidades

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Clique em Salvar para carregar o vídeo

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Note que agora além do documento da Oitiva, está presente no Processo SEI o arquivo em vídeo anexo

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Clicando no link do vídeo

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O usuário é direcionado para o Microsoft Stream correspondente
