Auftrag erhalten und Auftragsbestätigung erstellen
Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie Sie nach einem Kundenauftrag die Auftragsbestätigung in WinWorker erstellen, per Pipedrive versenden und planen.
Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie einen vom Kunden freigegebenen Auftrag im System fixieren. Das Ziel ist es, eine rechtsgültige Auftragsbestätigung zu erstellen, diese an den Kunden zu senden und die nachfolgenden Planungsschritte wie die Baustellenplanung in die Wege zu leiten.
Dieser Prozess richtet sich an Vertriebs- und Projektleitungs-Teams. Sie führen diese Schritte immer dann durch, wenn ein Kunde ein Angebot angenommen hat und das Projekt nun in die Durchführungsphase übergeht.
1. Aufgabe in Pipedrive aufrufen
Sobald eine Bestätigung des Kunden (meist per E-Mail) vorliegt, wird die zugehörige Aufgabe in Ihrem CRM ausgelöst.
2. Angebot in WinWorker prüfen und Auftragsbestätigung erstellen
Wir suchen nun das entsprechende Projekt in WinWorker heraus und wandeln das Angebot in eine Auftragsbestätigung um.
Jetzt wandeln wir das rechtliche Dokument um.
Textbausteine anpassen und bereinigen
Skonto und Zahlungsvereinbarungen hinterlegen
Prüfen Sie, welche genauen Skonto- und Zahlungsziele mit dem Kunden verhandelt wurden, und tragen Sie diese fest in das Dokument ein.
Falls eine Abschlagsrechnung vorab vereinbart wurde (z.B. eine Woche vor Baubeginn):
3. Dokument als PDF drucken und Auftragssteuerung anlegen
Sobald das PDF gespeichert ist, generieren wir ein rein internes Arbeitsdokument, die sogenannte Auftragssteuerung.
4. Termine im CRM vermerken und E-Mail versenden
Wechseln Sie nun zurück zu Pipedrive, um den Kunden per E-Mail zu informieren und Ausführungstermine zu notieren.
E-Mail mit Vorlage versenden
5. Deal gewinnen und Projektplanung starten
Der Deal wird nun in die Pipeline "Aufträge" dupliziert.
Vergleich: Arten von Folgeaufgaben einplanen
Je nachdem, was mit dem Kunden vereinbart wurde, müssen Sie neben der Baustellenplanung unterschiedliche Folgeaufgaben setzen:
Szenario | Benötigte Aktivität in Pipedrive | Zeitpunkt / Fälligkeit |
|---|---|---|
Standard-Projekt | Baustellenplanung | Nächstes Planungsmeeting (meist zeitnah) |
Anzahlung vereinbart | Abschlagsrechnung einplanen | Meist ca. 1 Woche vor Arbeitsbeginn |
Materialien / Details offen | Bemusterung planen | Vor Start der Baustellenplanung |
Um eine Abschlagsrechnung einzuplanen:
Der administrative Prozess zur Auftragserfassung ist damit vollständig abgeschlossen.
Q: Warum erstellen wir neben der Auftragsbestätigung auch eine Auftragssteuerung?
A: Die Auftragssteuerung dient als internes Kalkulationsdokument, das nicht gedruckt oder an den Kunden gesendet wird. Sie bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte wie Abschlagsrechnungen, Leistungsstände und Schlussrechnungen, selbst wenn nachträglich Positionen wegfallen oder hinzukommen.
Q: Was passiert, wenn der Kunde das ursprüngliche Angebot leicht geändert annehmen möchte?
A: Sie können direkt bei der Generierung der Auftragsbestätigung in WinWorker einzelne Positionen (z. B. eine nicht gewünschte Heizkörper-Lackierung) löschen oder anpassen. Das ursprüngliche Angebot bleibt als Dokument davon unangetastet.
Q: Wie trage ich Skonto und Zahlungsziele korrekt in die Auftragsbestätigung ein?
A: Klicken Sie in WinWorker im Dokument auf den Bereich der Zwischensummen und nutzen Sie das Fenster "Abschluss bearbeiten". Dort können Sie Rabatte, Skonto-Prozentsätze und Zahlungsziele in Tagen fest hinterlegen.
Term | Definition |
|---|---|
Auftragsbestätigung | Ein rechtlich bindendes Dokument, das dem Kunden zur finalen Bestätigung seines Auftrags gesendet wird. |
Auftragssteuerung | Ein internes Dokumentations- und Kalkulationswerkzeug im System, das als Basis für spätere Rechnungen und Nachträge dient. |
Abschlagsrechnung | Eine Teilrechnung, die oft vor Ausführungsbeginn (als Anzahlung) an den Kunden gestellt wird. |
Titelzusammenstellung | Eine übersichtliche Zusammenfassung der einzelnen Leistungstitel oder Gewerke eines Projekts innerhalb eines Dokuments. |