Cómo crear documentos con Combinar correspondencia en Word

Aprende a utilizar la herramienta de combinar correspondencia en Word para insertar campos dinámicos y generar invitaciones o cartas masivas personalizadas.

July 21, 2026 By Joel Rolon

Esta guía explica cómo utilizar la función de combinar correspondencia en Microsoft Word para automatizar la creación de cartas o documentos masivos. Al completarla, podrás insertar campos dinámicos en una plantilla base para personalizar la información de cada destinatario de manera eficiente.

Este procedimiento es ideal para personal administrativo, secretarios o cualquier miembro del equipo que necesite enviar invitaciones, comunicados o correspondencia oficial a múltiples contactos desde una base de datos centralizada.

Preparar la correspondencia y los destinatarios

Step #1: Abre tu documento plantilla y haz clic en la pestaña Correspondencia en la cinta de opciones superior. — Abre tu documento plantilla y haz clic en la pestaña **Correspondencia** en la cinta de opciones superior.

Step #2: Haz clic en el botón Seleccionar destinatarios para cargar el origen de datos que contiene la lista de personas a las que enviarás el documento. — Haz clic en el botón **Seleccionar destinatarios** para cargar el origen de datos que contiene la lista de personas a las que enviarás el documento.

Asegúrate de tener una lista de contactos preparada de antemano (por ejemplo, en un archivo de Microsoft Excel) con columnas claras para cada dato (Nombre, Cargo, Empresa, etc.).

Insertar campos combinados

Una vez conectada la base de datos, debes reemplazar el texto genérico de tu carta por los campos que se rellenarán automáticamente.

Step #3: Selecciona en el documento el texto de marcador de posición (por ejemplo, "Sra." o "Señor") que deseas reemplazar por un campo dinámico. — Selecciona en el documento el texto de marcador de posición (por ejemplo, "Sra." o "Señor") que deseas reemplazar por un campo dinámico.

Step #4: Haz clic en el botón Insertar campo combinado en la sección Escribir e insertar campos y elige el campo de datos correspondiente. — Haz clic en el botón **Insertar campo combinado** en la sección *Escribir e insertar campos* y elige el campo de datos correspondiente.

Step #5: Repite el proceso resaltando otros textos genéricos en la carta, como el cargo o el nombre completo del destinatario. — Repite el proceso resaltando otros textos genéricos en la carta, como el cargo o el nombre completo del destinatario.

Step #6: Haz clic nuevamente en Insertar campo combinado y asigna el marcador correspondiente. Asegúrate de dejar los espacios adecuados entre cada campo insertado. — Haz clic nuevamente en **Insertar campo combinado** y asigna el marcador correspondiente. Asegúrate de dejar los espacios adecuados entre cada campo insertado.

Revisar y finalizar el documento

Step #7: Haz clic en Vista previa de resultados para comprobar que la información de los contactos de tu base de datos se visualice correctamente en lugar de los marcadores de posición. — Haz clic en **Vista previa de resultados** para comprobar que la información de los contactos de tu base de datos se visualice correctamente en lugar de los marcadores de posición.

Step #8: Cuando estés conforme con la vista previa y hayas revisado que no hay errores de formato, haz clic en Finalizar y combinar para generar los documentos definitivos o imprimirlos directamente. — Cuando estés conforme con la vista previa y hayas revisado que no hay errores de formato, haz clic en **Finalizar y combinar** para generar los documentos definitivos o imprimirlos directamente.

Q: ¿Qué formato de archivo necesito para mis destinatarios?

A: Por lo general, se utiliza una hoja de cálculo de Microsoft Excel (.xlsx) que contiene columnas bien definidas para cada campo (Nombre, Cargo, etc.).

Q: ¿Puedo alternar entre la vista de campos y la vista de datos reales?

A: Sí, puedes hacer clic en el botón "Vista previa de resultados" para alternar entre los marcadores de posición y la información real del primer destinatario en tu lista.

Término	Definición
Combinar correspondencia	Función de Word que permite crear un lote de documentos personalizados a partir de un único documento base y una lista de datos.
Campo combinado	Marcador de posición en el documento principal que indica dónde debe aparecer una información específica extraída de la base de datos.
Origen de datos	Archivo estructurado, como una hoja de cálculo, que contiene la información que se insertará automáticamente en el documento base.

Preparar la correspondencia y los destinatarios

Asegúrate de tener una lista de contactos preparada de antemano (por ejemplo, en un archivo de Microsoft Excel) con columnas claras para cada dato (Nombre, Cargo, Empresa, etc.).

Insertar campos combinados

Una vez conectada la base de datos, debes reemplazar el texto genérico de tu carta por los campos que se rellenarán automáticamente.

Revisar y finalizar el documento

Q: ¿Qué formato de archivo necesito para mis destinatarios?

A: Por lo general, se utiliza una hoja de cálculo de Microsoft Excel (.xlsx) que contiene columnas bien definidas para cada campo (Nombre, Cargo, etc.).

Q: ¿Puedo alternar entre la vista de campos y la vista de datos reales?

A: Sí, puedes hacer clic en el botón "Vista previa de resultados" para alternar entre los marcadores de posición y la información real del primer destinatario en tu lista.

Término

Definición

Combinar correspondencia

Función de Word que permite crear un lote de documentos personalizados a partir de un único documento base y una lista de datos.

Campo combinado

Marcador de posición en el documento principal que indica dónde debe aparecer una información específica extraída de la base de datos.

Origen de datos

Archivo estructurado, como una hoja de cálculo, que contiene la información que se insertará automáticamente en el documento base.