Come Emettere Scontrini, Fatture e Acconti in Cassa

Guida completa all'utilizzo del gestionale Passepartout Retail per gestire incassi immediati, emissione di fatture, versamento acconti, saldi e spese di sartoria.

July 23, 2026 By Alessandro Meconi

Questa guida spiega come utilizzare il software gestionale per completare transazioni di cassa, permettendo di emettere scontrini, fatture, incassare acconti e registrare i pagamenti per la sartoria. L'obiettivo è garantire una corretta registrazione delle vendite e dei pagamenti successivi in modo semplice e privo di errori.

Questa procedura è destinata agli operatori di cassa e ai responsabili delle vendite. Va utilizzata durante la fase finale di acquisto del cliente, sia per il saldo immediato che per la gestione di ordini con pagamento rateizzato o differito.

Accesso al Gestionale

Step #1: Fate doppio clic sull'icona Passepartout Retail client presente sul desktop. — Fate doppio clic sull'icona **Passepartout Retail client** presente sul desktop.

Step #2: Cliccate su OK per accedere con le credenziali preimpostate. — Cliccate su OK per accedere con le credenziali preimpostate.

Step #3: Dalla Home Page, cliccate sulla cartella marrone in alto a sinistra per accedere alla schermata del reparto. — Dalla Home Page, cliccate sulla cartella marrone in alto a sinistra per accedere alla schermata del reparto.

Step #4: Cliccate sul box CASSA situato al centro dello schermo. — Cliccate sul box **CASSA** situato al centro dello schermo.

Digitate la vostra password di autenticazione operatore e premete Invio per sbloccare l'interfaccia di vendita.

Creazione di un Conto (Pagamento Totale Immediato)

Per i clienti che pagano per intero l'abito o gli articoli al momento della vendita, seguite questa procedura.

Step #6: Passate allo scanner l'articolo per aggiungerlo al conto, verificando la corretta compilazione della quantità. — Passate allo scanner l'articolo per aggiungerlo al conto, verificando la corretta compilazione della quantità.

Step #7: Per applicare uno sconto, selezionate la riga dell'articolo e spostatevi nella colonna Sconto. — Per applicare uno sconto, selezionate la riga dell'articolo e spostatevi nella colonna **Sconto**.

Step #8: Inserite l'importo numerico per uno sconto a valore, oppure digitate il numero seguito dal simbolo % per uno sconto percentuale. — Inserite l'importo numerico per uno sconto a valore, oppure digitate il numero seguito dal simbolo % per uno sconto percentuale.

Step #9: Cliccate su Nuovo cliente in alto a destra e inserite i dati anagrafici essenziali, quali Cognome, Nome, Cellulare ed Email. — Cliccate su **Nuovo cliente** in alto a destra e inserite i dati anagrafici essenziali, quali Cognome, Nome, Cellulare ed Email.

Step #10: Al termine dell'inserimento, cliccate su Salva e chiudi. — Al termine dell'inserimento, cliccate su **Salva e chiudi**.

Step #11: Verificate i dati e cliccate su Conferma cliente per tornare al riepilogo del conto. — Verificate i dati e cliccate su **Conferma cliente** per tornare al riepilogo del conto.

Gestione dei Metodi di Pagamento

Di default, il sistema pre-seleziona l'intero importo sul terminale POS. Qualora vogliate variare la tipologia di incasso o inserire pagamenti misti, fate riferimento alla seguente tabella:

Metodo	Descrizione
POS	Pagamento elettronico (default). L'importo viene automaticamente trasmesso al dispositivo.
Contanti	Pagamento in contanti.
Bonifico	Pagamento tramite trasferimento bancario.

Step #12: Cliccate sull'importo nella sezione di pagamento sulla destra per suddividerlo e assegnarlo ai diversi metodi di pagamento desiderati. — Cliccate sull'importo nella sezione di pagamento sulla destra per suddividerlo e assegnarlo ai diversi metodi di pagamento desiderati.

Emissione del Documento e Stampa Contratto

A questo punto è necessario chiudere la transazione fiscale emettendo lo scontrino o la fattura.

Documento	Procedura
Scontrino	Accertatevi che l'anagrafica sia "Persona Fisica". Questo documento attiverà direttamente il POS se selezionato.
Fattura (Persona Fisica)	Compilate obbligatoriamente Codice Fiscale, Indirizzo, CAP e Città. Attenzione a cliccare sul tasto Fattura, NON su Scontrino!
Fattura (Società)	Cambiate in alto a sinistra da Persona Fisica a Società. Inserite la Partita IVA, utilizzate il tasto Cerca per autocompilare e cliccate su Fattura.

Step #13: Per una normale chiusura scontrino, cliccate sul tasto SCONTRINO nella pulsantiera inferiore. — Per una normale chiusura scontrino, cliccate sul tasto **SCONTRINO** nella pulsantiera inferiore.

Step #14: A transazione fiscale conclusa, cliccate su CONTRATTO per emettere il documento d'acquisto o la fattura proforma. — A transazione fiscale conclusa, cliccate su **CONTRATTO** per emettere il documento d'acquisto o la fattura proforma.

Step #15: Assicuratevi di aver selezionato il layout corretto (Contratto di Acquisto) e cliccate su Stampa. — Assicuratevi di aver selezionato il layout corretto (Contratto di Acquisto) e cliccate su **Stampa**.

Step #16: Cliccate su Apri PDF per visualizzare a schermo il contratto e stamparlo fisicamente per la firma del cliente. — Cliccate su **Apri PDF** per visualizzare a schermo il contratto e stamparlo fisicamente per la firma del cliente.

Per eliminare una singola riga dal conto per un errore, premete il tasto Backspace. Se l'errore è più complesso, utilizzate il tasto Reset in basso a destra per ricominciare da capo senza danneggiare i dati salvati.

Pagamenti Successivi alla Vendita

Se il cliente non paga per intero al momento dell'ordine, è possibile gestire diverse modalità di incasso dilazionato. A eccezione dell'acconto iniziale, per queste operazioni non è previsto l'uso della pistola scanner per leggere i codici a barre, poiché gli articoli sono già memorizzati nell'ordine.

Tipo di Operazione	Utilizzo	Procedura Riassuntiva
Scontrino Parziale (Acconto)	Quando il cliente versa un primo anticipo sul conto.	Compilare normalmente il conto, inserire il cliente e cliccare su Scontrino Parziale.
Saldo Parziale	Quando il cliente versa una rata intermedia.	Cliccare su Saldo Parziale, inserire l'importo, confermare il cliente e chiudere.
Saldo	Quando il cliente completa il pagamento totale residuo.	Cliccare su Saldo, inserire il numero di contratto, scalare gli acconti e scontrinare.
Sartoria	Per registrare incassi relativi a riparazioni o modifiche.	Cliccare su Sartoria, digitare l'importo, cercare il cliente e chiudere la vendita.

Versamento di un Acconto Iniziale

Step #17: Dopo aver caricato gli articoli nel conto, ignorate la sezione del totale a destra e cliccate sul tasto verde SCONTRINO PARZIALE. — Dopo aver caricato gli articoli nel conto, ignorate la sezione del totale a destra e cliccate sul tasto verde **SCONTRINO PARZIALE**.

Step #18: Nella finestra visualizzata, digitate l'importo che il cliente desidera lasciare come acconto. — Nella finestra visualizzata, digitate l'importo che il cliente desidera lasciare come acconto.

Step #19: Se l'acconto non avviene tramite POS, modificate il metodo cliccando direttamente sulla dicitura e scegliendo l'opzione preferita, come ad esempio Contanti. — Se l'acconto non avviene tramite POS, modificate il metodo cliccando direttamente sulla dicitura e scegliendo l'opzione preferita, come ad esempio Contanti.

Step #20: Cliccate su OK per confermare ed emettere lo scontrino relativo all'acconto, per poi procedere come di consueto alla stampa del contratto. — Cliccate su OK per confermare ed emettere lo scontrino relativo all'acconto, per poi procedere come di consueto alla stampa del contratto.

Pagamento del Saldo Totale

Step #21: Senza inserire alcun articolo, cliccate sul tasto SALDO nel menu inferiore. — Senza inserire alcun articolo, cliccate sul tasto **SALDO** nel menu inferiore.

Digitate il numero di contratto associato all'ordine del cliente e confermate con Invio.

Step #23: Si aprirà la finestra degli Acconti Cliente. Selezionate l'importo degli acconti già versati per decurtarli dal totale in sospeso. — Si aprirà la finestra degli *Acconti Cliente*. Selezionate l'importo degli acconti già versati per decurtarli dal totale in sospeso.

Step #24: Cliccate su OK per aggiornare il residuo effettivo da pagare e chiudete l'operazione con lo Scontrino. — Cliccate su OK per aggiornare il residuo effettivo da pagare e chiudete l'operazione con lo Scontrino.

Pagamento dei Lavori di Sartoria

Step #25: Senza inserire articoli, cliccate sul tasto SARTORIA nella pulsantiera inferiore. — Senza inserire articoli, cliccate sul tasto **SARTORIA** nella pulsantiera inferiore.

Digitate l'importo del servizio sartoriale offerto e cliccate su OK.

Step #27: Tramite la finestra anagrafica, cercate il cliente a cui è intestata la riparazione e cliccate su Conferma cliente. — Tramite la finestra anagrafica, cercate il cliente a cui è intestata la riparazione e cliccate su **Conferma cliente**.

Step #28: Scegliete il metodo di pagamento nella colonna destra ed emettete regolarmente lo scontrino. — Scegliete il metodo di pagamento nella colonna destra ed emettete regolarmente lo scontrino.

Q: Come posso correggere un errore durante la compilazione del conto?

A: Se hai inserito un articolo per sbaglio, puoi rimuoverlo selezionandolo e premendo il tasto Backspace. Se desideri ricominciare da zero l'operazione, premi il tasto Reset per pulire la schermata senza cancellare alcun dato salvato.

Q: Posso emettere una fattura per il versamento di un acconto?

A: Sì. Quando emetti lo scontrino parziale, puoi modificare l'impostazione di stampa da Scontrino a Fattura, seguendo la stessa procedura per l'inserimento dei dati di fatturazione. Assicurati di non compilare il campo della scadenza.

Q: Dove verifico gli importi che i clienti devono ancora saldare?

A: Dalla schermata Home Page della cassa, clicca sul tasto Performance. Troverai la tabella degli ordini da saldare in cui potrai visualizzare i clienti, gli importi ordinati, la scadenza del pagamento e gli eventuali acconti già versati.

Q: È necessario sparare nuovamente il codice del prodotto quando il cliente viene a saldare?

A: No, per le operazioni successive alla vendita (saldo parziale, saldo totale o sartoria) non è previsto sparare articoli. L'operazione va effettuata recuperando il numero del contratto o l'anagrafica del cliente per scaricare la quota rimanente.

Termine	Definizione
Scontrino Parziale	Documento fiscale emesso a fronte del pagamento di un acconto iniziale per un ordine non saldato interamente.
Saldo Parziale	Pagamento di una rata intermedia su un conto preesistente, che diminuisce l'importo residuo senza chiuderlo definitivamente.
Tasto Reset	Pulsante di emergenza della cassa che azzera la compilazione attuale del conto e dell'anagrafica, utile per prevenire errori.
Sartoria	Voce di cassa utilizzata esclusivamente per scontrinare le lavorazioni e le modifiche sugli abiti, considerata una vendita di servizi successiva all'acquisto originario.