Guide utilisation VMS (Voice Messaging Service)
Apprenez à envoyer des messages vocaux pré-enregistrés directement sur les téléphones portables des artisans avec notre guide complet sur les VMS.
Dans ce guide, nous allons apprendre à envoyer des VMS, une solution pour transmettre des messages vocaux pré-enregistrés directement sur les téléphones portables des artisans. Cette méthode est utile pour engager les artisans par des rappels ou des actions spécifiques.
Nous commencerons par enregistrer un message audio via le tableau de bord de Voice, puis nous ajouterons des contacts en important un fichier Excel ou CSV. Ensuite, nous créerons une campagne en sélectionnant le fichier audio et la liste de contacts appropriés.
Enfin, nous configurerons l'envoi des messages selon un calendrier défini, en veillant à être disponible pour répondre aux éventuels retours des artisans.
Commençons
Les VMS sont une solution pour envoyer des messages vocaux pré-enregistrés directement sur les téléphones portables des artisans. Cette solution est uniquement destinée aux téléphones portables, soyez donc très vigilant à ce sujet. Tout se passe sur le volet de gauche. Vous êtes ici sur le tableau de bord de Voice et vous allez commencer par l'étape numéro 1 : le fichier audio.
Pour cela, vous découvrez le tableau de bord avec tous les anciens messages vocaux enregistrés. Il est important de faire un message vocal assez court. Cela nécessite d'engager l'artisan, soit par un rappel, soit par une action à effectuer, afin de transformer cette campagne de VMS. Pour enregistrer un nouveau message, cliquez sur "enregistrer votre message audio".
Une nouvelle fenêtre s'ouvre, vous permettant d'appeler un numéro avec votre ligne fixe, de saisir un code, et d'enregistrer votre message. Une fois enregistré, il s'ajoute à la liste existante. Vous pouvez l'utiliser, le renommer et l'intégrer dans des campagnes de VMS.
La deuxième partie consistera à ajouter des contacts.
Dans l'onglet Contacts, vous pouvez créer un nouveau groupe de contacts. Cliquez sur "Créer un groupe de contacts", nommez-le, puis validez. Vous pourrez ensuite ajouter des numéros en glissant un fichier Excel ou CSV. Assurez-vous que le titre de la colonne soit "FON" pour retrouver les numéros.
Le logiciel analyse automatiquement les faux numéros, les mauvais formats et les doublons pour que vous n'ayez que des numéros adaptés à la campagne.
Passons maintenant à la campagne. Cliquez sur "Campagne", créez-en une, et sélectionnez "Dépôt vocal mobile". Choisissez le fichier audio adapté à votre campagne, puis cliquez sur "Continuer".
Allez sur "Liste de contacts" et sélectionnez la liste à laquelle vous souhaitez envoyer les fichiers.
Choisissez également le numéro de téléphone avec lequel vous voulez envoyer le VMS, potentiellement celui auquel l'artisan rappellera s'il a des questions. Ensuite, choisissez si vous voulez l'envoyer immédiatement, de manière différée, ou par tranche horaire.
Si vous optez pour une tranche horaire, configurez la période d'envoi, par exemple le mardi de 11h à 12h, le mercredi de 14h à 15h. Plus vous aurez de plages, plus le nombre total d'envois sera divisé et sera lissé. Assurez-vous d'être disponible à ces horaires pour répondre aux rappels. Validez, puis passez à la dernière étape où vous verrez une synthèse de la campagne : nombre de messages envoyés, coût, et répartition par plage horaire. Vous pouvez réécouter le message et envoyer un test sur votre téléphone pour vérifier qu'il n'y a pas de problème.
Une fois que vous avez confirmé tout cela, vous pouvez cliquer sur "Oui" et "Envoyer". Votre campagne de VMS sera alors programmée et envoyée automatiquement aux artisans aux horaires convenus.