Comment Fonctionne le Calendrier de Permanence

Découvrez comment utiliser un calendrier de permanence pour suivre les permanences des bénévoles et producteurs de la Sauce Locale, avec des astuces pour ajouter de nouvelles personnes à la liste déroulante.

10 Jan 2025 By Benoit Van Gaver

Dans ce guide, nous allons apprendre à utiliser le calendrier de permanence pour suivre le nombre de permanences effectuées par chaque bénévole ou producteur. L'objectif est de comprendre comment utiliser une formule pour compter les occurrences d'un nom dans une plage de données spécifique.

Nous verrons également comment ajouter un nouveau nom à la liste déroulante pour qu'il soit sélectionnable, en ajustant la validation des données.

Enfin, nous apprendrons à modifier la formule pour inclure le nouveau nom et vérifier son apparition dans le calendrier.

Commençons

Je vais vous montrer comment fonctionne le calendrier de permanence. L'objectif de ce calendrier est de compter le nombre de permanences effectuées par chaque bénévole ou producteur de la Sauce Locale.

Allez à Calendrier des permanences 2025 - Google Sheets

Step #2: Alors, comment fonctionne ce décompte ? Vous voyez ici en haut la formule utilisée. — Alors, comment fonctionne ce décompte ? Vous voyez ici en haut la formule utilisée.

Step #3: Elle peut être dupliquée simplement en recopiant la formule dans une nouvelle cellule. On va la mettre ici en dessous, par exemple. — Elle peut être dupliquée simplement en recopiant la formule dans une nouvelle cellule. On va la mettre ici en dessous, par exemple.

Step #4: Et vous voyez que le terme Albert a été utilisé dans la formule que l'on a copiée. En fait, il faudra modifier ce nom tout en gardant les petites étoiles à gauche et à droite du nouveau prénom que nous allons introduire. — Et vous voyez que le terme Albert a été utilisé dans la formule que l'on a copiée. En fait, il faudra modifier ce nom tout en gardant les petites étoiles à gauche et à droite du nouveau prénom que nous allons introduire.

Step #5: En l'état, cette formule nous permettra de rechercher dans la zone entre C4 et D57, qui est en orange ici, le mot "Albert" et de compter combien de fois il apparaît. — En l'état, cette formule nous permettra de rechercher dans la zone entre C4 et D57, qui est en orange ici, le mot "Albert" et de compter combien de fois il apparaît.

Step #6: Voilà, c'est aussi simple que ça. Maintenant, imaginons qu'on veuille ajouter une personne qui devrait aussi faire une permanence. Appelons-la Fantomas, par exemple. Vous voyez que nous avons Fantomas dans notre liste de personnes. Cependant, elle n'apparaît pas dans notre liste déroulante des personnes à sélectionner. Pour résoudre cela, nous allons ajouter Fantomas à cette liste des personnes pouvant être sélectionnées par la liste déroulante. — Voilà, c'est aussi simple que ça. Maintenant, imaginons qu'on veuille ajouter une personne qui devrait aussi faire une permanence. Appelons-la Fantomas, par exemple. Vous voyez que nous avons Fantomas dans notre liste de personnes. Cependant, elle n'apparaît pas dans notre liste déroulante des personnes à sélectionner. Pour résoudre cela, nous allons ajouter Fantomas à cette liste des personnes pouvant être sélectionnées par la liste déroulante.

Step #7: Pour cela, sélectionnez la zone contenant les listes déroulantes jusqu'au 8 janvier. Ensuite, allez dans "Données". — Pour cela, sélectionnez la zone contenant les listes déroulantes jusqu'au 8 janvier. Ensuite, allez dans "Données".

Step #8: Puis "Validation des données". — Puis "Validation des données".

Step #9: Vous verrez qu'une règle est déjà appliquée. Cliquez dessus. — Vous verrez qu'une règle est déjà appliquée. Cliquez dessus.

Step #10: Cliquez sur "= '" — Cliquez sur "= '"

Step #11: Vous verrez une zone définie qui affiche tous les noms, mais le nom de Fantomas manque.Pour l'ajouter on clique ici (v. illustration). — Vous verrez une zone définie qui affiche tous les noms, mais le nom de Fantomas manque.
Pour l'ajouter on clique ici (v. illustration).

Step #12: On va sélectionner la plage de données avec tous les prénoms jusqu'en G27, où se trouve Fantomas. On clique sur OK. — On va sélectionner la plage de données avec tous les prénoms jusqu'en G27, où se trouve Fantomas. On clique sur OK.

Step #13: On voit que dans notre validation de données, Fantomas est apparu. On peut changer sa couleur si on le souhaite, on le met en rose, OK, et c'est bon. — On voit que dans notre validation de données, Fantomas est apparu. On peut changer sa couleur si on le souhaite, on le met en rose, OK, et c'est bon.

Step #14: Maintenant, quand on ira sur un binôme ou sur un producteur, on pourra également sélectionner Fantomas. Voilà, c'est aussi simple que ça. — Maintenant, quand on ira sur un binôme ou sur un producteur, on pourra également sélectionner Fantomas. Voilà, c'est aussi simple que ça.

Step #15: Pour compter le nombre de fois où Fantomas apparaît, voici ce que nous avons fait. On copie la cellule précédente qui contient déjà la formule de calcul, puis on appuie sur Échappe et on recolle la cellule. — Pour compter le nombre de fois où Fantomas apparaît, voici ce que nous avons fait. On copie la cellule précédente qui contient déjà la formule de calcul, puis on appuie sur Échappe et on recolle la cellule.

Step #16: Avec cette formule, le nom Xavier est recherché, mais nous allons chercher Fantomas. Remplacez Xavier par Fantomas et assurez-vous de rester entre les deux petites étoiles avec le texte, puis appuyez sur ENTER pour valider la formule. — Avec cette formule, le nom Xavier est recherché, mais nous allons chercher Fantomas. Remplacez Xavier par Fantomas et assurez-vous de rester entre les deux petites étoiles avec le texte, puis appuyez sur ENTER pour valider la formule.

Step #17: Fantomas a remplacé Xavier dans la formule — Fantomas a remplacé Xavier dans la formule

Step #18: Je peux maintenant le sélectionner dans la liste déroulante et j'obtiendrai un décompte de ses permanences. — Je peux maintenant le sélectionner dans la liste déroulante et j'obtiendrai un décompte de ses permanences.

Voilà ! J'espère que vous avez tout compris !