1-Comment Utiliser MGZ: Guide Complet pour Créer et Gérer Votre Agence
Découvrez comment utiliser MGZ pour créer et gérer votre agence, ajouter des utilisateurs, et configurer les paramètres essentiels. Suivez notre guide étape par étape.
Dans ce guide, nous allons apprendre à utiliser MGZ pour créer et gérer votre agence. Vous commencerez par configurer votre agence en ajoutant toutes les informations nécessaires, y compris les agréments et les logins ANTS. Ensuite, vous pourrez créer des utilisateurs et définir leurs rôles, qu'ils soient administrateurs, directeurs ou enseignants.
Vous apprendrez également à gérer les moniteurs, à télécharger et attribuer des documents, et à créer des rappels pour les renouvellements d'autorisations. Enfin, vous verrez comment ajouter des élèves et gérer leurs informations et documents.
Allons-y
Bonjour, nous allons voir comment utiliser MGZ.
En premier lieu, vous devez créer votre agence. Pour cela, allez dans Configuration, Agence, Ajouter une agence. Complétez tous les renseignements nécessaires pour la création de votre agence.
Attention, concernant les agréments et les logins ANTS, c'est-à-dire identifiant et mot de passe ANTS, vous pourrez les mettre ici. Une fois que vous aurez ajouté tous vos renseignements, vous pourrez cliquer sur Ajouter. Ensuite, il faudra revenir sur votre agence pour mettre votre agrément ici.
Vous pourrez indiquer votre agrément, le lieu où vous l'avez obtenu, la date du premier agrément, la date du renouvellement, et la date du prochain. N'oubliez pas de cliquer sur la coche Enregistrer. Une fois votre agence créée, cliquez sur Enregistrer et Fermer.
Une fois que l'agence est créée, allez dans Configuration, puis Configuration Application, et créez vos utilisateurs.
Pour cela, allez dans Général, puis Utilisateurs.
Ici, on va créer les utilisateurs. Attention, quand ils sont en interne, ils deviennent automatiquement administrateurs et passent en payant. On va mettre le prénom, le nom, l'identifiant pour se connecter, et le mot de passe. Vous allez déterminer s'il est administrateur, directeur ou enseignant.
Le reste n'est pas pour les utilisateurs de MGZ, mais plutôt à l'extérieur de MPZ. On n'oublie pas de mettre son e-mail, son numéro de téléphone, et on met Actif. Ensuite, on fait Ajouter. Du coup, on va retrouver notre nouvel utilisateur.
Exemple : ici, je veux créer un moniteur.
Je vais pouvoir mettre ici que c'est Jérémy.
Je veux qu'il apparaisse sous le prénom de Jérémy en tant qu'utilisateur.
Je vais entrer son mot de passe.
Je vais préciser qu'il est seulement enseignant.
Je vais mettre son adresse e-mail.
. . et son numéro de téléphone.
Ensuite, une fois qu'il est créé, cliquez sur Ajouter.
Et vous voyez qu'il apparaît automatiquement par ordre alphabétique dans ma liste. Ici, je vais définir sur quelle agence je vais pouvoir mettre mon utilisateur.
Et ici, Payant, Non, Actif, Oui, et je fais Enregistrer.
Je peux faire pareil avec Interne.
N'oubliez pas que dès que votre utilisateur est en interne, il devient payant. Ici, vous allez pouvoir retrouver votre tampon, votre logo.
Vous pouvez définir le fuseau horaire si nécessaire. Ici, vous pouvez créer des actualités que vous souhaitez voir apparaître sur les applications de vos élèves MPZ.
Fermeture exceptionnelle et ainsi de suite. Pareil pour Pages.
Ensuite, nous allons créer la gestion des moniteurs.
Donc, on va ajouter un moniteur quand on en a besoin. Ici, on vient de rajouter notre Jérémie.
On va vous demander sa civilité.
On va vous demander sa date de naissance.
On va vous demander obligatoirement son numéro de téléphone.
Son adresse e-mail,
nous allons faire très attention à indiquer que ce n'est pas un simulateur.
On va laisser sur Nom. Si c'est une personne féminine, donc une femme, il faudra mettre le nom de jeune fille, c'est-à-dire le nom qui apparaîtra sur sa carte d'enseignant. Le numéro d'enseignant correspondant.
Et on va pouvoir cliquer sur Enregistrer. Votre formateur recevra sur son adresse mail son identifiant pour se connecter à l'application MPZ2 en tant que moniteur, en tant qu'enseignant. Vous faites Enregistrer tout simplement.
Une fois qu'il est enregistré, Enregistrer est fermé.
Vous avez la possibilité, si vous le désirez, d'archiver votre moniteur ou de lui renvoyer un mot de passe si nécessaire.
Ici, vous pouvez télécharger les documents correspondant à votre enseignant et les attribuer à ce à quoi ils correspondent.
Exemple, ici,
Donc, dans votre fichier, téléchargez les documents et mettez-les ici. Sélectionnez-les dans votre fichier et faites-les glisser ici. Une fois glissés, allez dans "Documents à fournir" et cliquez sur "Ajouter un document".
La liste apparaît, et vous choisissez ce qui correspond à ce que vous voulez.
Et ici, vous cliquez sur Enregistrer.
Vous avez également la possibilité de créer des rappels pour informer vos formateurs qu'ils doivent renouveler leur autorisation d'enseigner ou leur visite médicale. Les rappels apparaîtront ici.
Une fois que vos formateurs sont créés, vous pourrez retrouver ici les rappels créés.
Vous pourrez leur attribuer des activités et obtenir des statistiques les concernant.
Une fois cela fait, vous pourrez aller sur l'accueil.
Sur l'accueil, vous voyez que vous avez la possibilité de créer des widgets. Vous les retrouverez ici dès que vous ouvrirez votre logiciel le matin. Donc ici, on va aller sur Configuration en cliquant sur ce petit stylo.
Ici, vous trouverez la liste de ceux que vous avez déjà téléchargés. Vous pourrez les supprimer, les activer, leur donner des droits spécifiques, et les organiser selon votre préférence. Par exemple, ici, ce sera le chiffre 1.
Et de pouvoir le modifier si jamais. En cliquant sur "Nouveau", si vous n'avez rien, vous pourrez télécharger ceux qui vous intéressent.
Dans Nouveau, une bibliothèque apparaît.
Vous avez ceux qui ont déjà été créés par nous.
Donc, il suffit de le sélectionner, de définir qui a le droit de l'avoir, et on clique sur le petit plus.
Vous trouverez plusieurs widgets déjà créés.
Vous pouvez créer vos propres widgets si cela vous intéresse.
Ensuite, vous trouverez tout ce qui concerne les inscriptions et l'ajout d'élèves.
Vous pourrez trier par rapport à vos agences, au permis, au type de véhicule, aux boîtes, au statut de la ANTS, aux formations, et s'ils sont prospects ou non.
Donc ici, vous voyez qu'on a des petites couleurs qui apparaissent sur le côté. Ces petites couleurs en bleu signifient que vous avez un élève financé qui a ramené tous les documents. En vert, un élève ou un stagiaire non financé qui a ramené tous les documents. En rouge, un élève ou un stagiaire qui est un prospect. En beige, un élève actif à qui il manque des documents. Quand on est en 2 couleurs, c'est-à-dire en beige et en bleu, on a un stagiaire financé à qui il manque des documents.
D'un premier coup d'œil, vous verrez le statut de votre élève. Vous trouverez le nom, le prénom, le permis, l'ANTS, s'il est connecté au livret numérique et rendez-vous permis, s'il doit de l'argent, ses coordonnées et la date d'inscription. Dans la barre de recherche, en tapant un numéro de téléphone, un prénom ou une adresse mail, vous retrouverez les personnes concernées. Il est possible de masquer les représentants légaux et les élèves dans la liste. Pour retrouver vos élèves archivés, consultez cette liste ici.
On peut générer un PDF en CSV. Pour ajouter un élève, je clique sur Ajouter élève.
Je vais choisir l'agence sur laquelle je veux qu'il soit.
Je peux mettre Monsieur, Madame, ou Société.
Je mets les coordonnées, le prénom, le téléphone, et l'adresse email. Si je clique sur "Envoyer mail inscription", mon stagiaire recevra automatiquement un mail avec ses coordonnées pour se connecter à notre application MPZ2. Je remplis les coordonnées, puis je clique sur "Ajouter", "Enregistrer" et "Ouvrir la fiche de mon élève".
Une fois ouverte, je pourrai retrouver les coordonnées de mon élève en fonction du permis que j'aurai créé.
Donc ici, je vais pouvoir compléter tout ce qui concerne notre élève. Je vais pouvoir ajouter autant de représentants légaux que je le désire.
Ici, on en a déjà un premier. Je peux en rajouter un deuxième, pareil, en choisissant si c'est Monsieur ou Madame.
En précisant lequel des deux sera sur la ANTS et si nous recevons les notifications pour chacun.
Une fois créé, je vais pouvoir enregistrer un nouveau représentant légal.
Vous trouverez les détails ici.
Si j'ai un lieu spécifique pour aller chercher mon élève, ou si j'ai des coordonnées de facturation différentes de celles prévues dans cette liste.
Ici, je mets Nouvelle adresse et je complète les nouvelles coordonnées.
En l'occurrence, je veux que ce soient les grands-parents.
On va dire donc toujours le nom, ça va être Mamie. En nom "Mamie",Tapez "Mamie"
C'est OK. Je vais pouvoir faire enregistrer.
Très important, à chaque fois que vous faites un changement sur la fiche de votre élève, n'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer. Ici, vous pourrez retrouver les documents signés qui apparaîtront également.
Vous retrouverez l'historique de tout ce qui a été fait sur votre élève.
Où en est son planning, les messages que vous lui avez envoyés, et ainsi de suite.
Si vous avez un commentaire à faire que vous ne voulez pas que l'élève ou le stagiaire voie, vous pouvez l'écrire ici.
Si vous avez des commentaires à lui faire pour qu'il les voie apparaître sur son application MPZ, vous pouvez les écrire ici et cliquer sur Envoyer.
Ici, vous verrez la personne qui a créé la fiche et à quelle heure. Si votre élève a oublié son mot de passe, vous pouvez le renvoyer en cliquant ici ou archiver votre élève si nécessaire. Ici, c'est l'onglet Informations. Ici, je vais retrouver l'onglet Formations.
C'est-à-dire que je vais déterminer l'agence à laquelle il appartient.
Donc, je peux très bien être inscrit dans une agence, mais aussi dans une autre agence.
Et ici, je vais choisir l'agrément correspondant à cette agence.
Ça sera important que vous ayez votre agrément, puisqu'il apparaîtra après sa création dans votre agence.
Vous pouvez noter ici le code e-photo ou, en cliquant ici, envoyer un mail avec notre partenaire SmartphoneID. Celui-ci leur proposera de créer leur photo et de la payer. Vous avez aussi la possibilité de prendre un panel de plusieurs e-photos chez SmartphoneID et de les revendre à vos stagiaires. Une fois que l'élève aura fait sa photo et qu'elle est conforme, si vous l'avez prise avec SmartphoneID, le code et la photo de l'élève remonteront automatiquement ici. Si l'élève paie par lui-même, il vous renverra son code, que vous pourrez entrer ici. Une fois que votre élève est inscrit, on le mettra en non-prospect. Ici, on voit qu'il est en vert. Si je le mets en prospect et que j'enregistre, il passera en rouge.
Donc ici, notre élève n'est plus un prospect puisqu'il a été enregistré.
Vous allez déterminer quel type de formation votre élève suit et le permis approprié.
Ici, vous allez déterminer s'il est en conduite supervisée traditionnelle ou non, et s'il est en boîte automatique ou non.
Si vous avez créé des niveaux, c'est quoi ? C'est un élève débutant. Si vous faites des leçons bien Bi nommées, vous mettrez un élève débutant avec d'autres élèves débutants, et ainsi de suite. Ici, on va déterminer s'il est en normal, en permis, en euro, en financier, ou non.
