Aprenda o passo a passo para importar dados, preencher, validar, gerar e transmitir a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS).
By Contabitec & Percont
Neste guia, você aprenderá a importar, validar e transmitir a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) utilizando o sistema Domínio Escrita Fiscal. O objetivo é garantir que a importação dos dados contábeis seja feita corretamente e a obrigação fiscal da empresa seja entregue sem pendências.
Este material é destinado a analistas fiscais, contadores e assistentes de departamento fiscal que utilizam o sistema Domínio para a apuração e envio de declarações de empresas optantes pelo Simples Nacional.
Acesso e Configuração Inicial
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Selecione a empresa desejada digitando o nome ou código e pressionando Enter.
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No menu principal, clique em Relatórios.
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Navegue até o submenu de Informativos e clique em Federais.
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Clique em DEFIS para abrir as opções da declaração.
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Clique no ano-calendário correspondente à entrega, como 2026.
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Na janela de configuração da DEFIS, selecione gerar pelo site receita.
Para a transmissão, o ideal é utilizar o Código de Acesso da Receita Federal, mas também é possível utilizar o certificado digital com procuração, caso a empresa possua.
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Na forma de gerar selecione código de acesso ou certificado digital por procuração.
Importação de Outros Dados
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Clique no botão Outros Dados para iniciar a importação das informações da empresa.
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Na aba principal, informe a natureza da entrega no campo de tipo de declaração e as situações especiais, se houver.
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Se for uma correção de um envio anterior, marque a opção Retificadora.
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Na seção de empregados, clique em Importar para trazer a quantidade de funcionários do final do período.
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No aviso de confirmação da importação, clique em Sim.
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Para declarar os ganhos líquidos de capital e operações de renda variável, clique em Importar nos campos respectivos.
Informações de Sócios e Doações
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Acesse a aba secundária Sócios.
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Clique no botão Atualizar Quadro Societário para carregar os rendimentos e percentuais de participação de cada sócio e logo após importar.
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Acesse a aba Eleitorais e repita o processo de importação para carregar os dados de eventuais doações a campanhas políticas.
Dados Econômicos e Fiscais
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Mude para a aba Econômicas e Fiscais. Quando a empresa tiver filiais, irá aparecer abaixo da matriz.
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Clique em Importar na parte inferior da tela para puxar os saldos contábeis e fiscais do período, como estoque, caixa e despesas. Teve ser importado tanto a matriz, quando as filiais.
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Confirme a importação dos saldos das contas contábeis clicando em Sim.
Antes de prosseguir, compare os valores importados (estoque inicial e final, saldo de caixa e despesas) com o balancete de verificação da contabilidade referente ao mesmo período. Assegure-se de que todos os valores coincidem perfeitamente.
Caso, não importe as informações, mas no balancete haja valores, dê dois cliques no campo dos valores e informe a conta correspondente.
Conferência do Balancete (Módulo Contabilidade)
Para validar o caixa, as despesas e o estoque, gere um balancete contábil com os dados anuais.
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Clique em Relatórios na barra de navegação superior.
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Selecione Balancete no menu suspenso.
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Informe o período que deseja consultar (por exemplo, 01/01/2025 a 31/12/2025).
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Marque a opção Desconsiderar zeramento no período da emissão para omitir contas com saldos e movimentos zerados.
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Clique em OK para gerar o documento.
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Verifique os saldos atuais das contas listadas, como o grupo de Caixas, e confirme se batem com os valores importados na tela da Defis.
Para empresas focadas em prestação de serviços ou locação de imóveis (sem comércio), não há movimentação de estoque. Nesses casos, confira apenas as contas de caixa/bancos e as despesas operacionais.
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Após as conferencias, continuar os demais processos da DEFIS.
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Verifique abas adicionais como a de Mudança de município e, se não houver alterações manuais pendentes, clique em OK para concluir a etapa de Outros Dados.
Preenchimento e Autenticação
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No portal de acesso à DEFIS, marque a caixa do hCaptcha Sou humano para realizar a validação de segurança da Receita Federal.
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Após a validação, clique em Prosseguir para acessar a declaração.
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No menu lateral, acesse a aba de Orientações Gerais se precisar consultar as diretrizes oficiais de preenchimento.
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Expanda e clique no menu De toda a ME / EPP, onde vai ser declaradas informações dos sócios ou na opção de estabelecimento para revisar as totalizações da empresa, onde vai estar dividido entre matriz e filiais.
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Clique na aba Por estabelecimento no menu lateral esquerdo para começar a validar os dados individuais de cada matriz e filial. Itens 1-2-3-4-10 conferir pelo balancete. Itens 5-6-7-8-9-10 conferir pelo relatório resumo de acumuladores. Item 12 conferir pelo relatório de entrada pela ordem de estado e resumido. Item 13 conferir pelo relatório de saída pela ordem de estado e resumido. Item 14 conferir pelo relatório de serviço pela ordem de cidade e resumido. Item 15 conferir pelo relatório de saída pela ordem de município e resumido. Item 16
Salvamento, Transmissão e Recibo
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Após conferir todos os valores reportados, clique no botão Salvar.
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O sistema exibirá a notificação de que os dados foram salvos com sucesso; clique em OK.
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Para enviar a declaração para a Receita Federal, clique em Transmitir.
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Quando o sistema perguntar se você deseja gravar o arquivo com o recibo de entrega, clique em Sim.
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Salve o recibo na pasta da DIPJ SIMPLES-DEFIS - 2026 (Z:\00 PERCONT (NOVAS PASTAS)\1. GERAL RECIBOS ENTREGA DE DECLARAÇOES\DIPJ SIMPLES-DEFIS\2026). Caso se trate de uma declaração retificadora, insira o sufixo "RET" no nome do arquivo e clique em Salvar.
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Ao receber a notificação final de transmissão e salvamento concluídos, clique em Fechar.
Q: Posso transmitir a DEFIS usando a procuração eletrônica?
A: Sim. Embora seja recomendado utilizar o Código de Acesso da empresa, o envio por meio de certificado digital usando procuração eletrônica também é um método aceito.
Q: O que devo fazer se os dados importados na DEFIS não coincidirem com a contabilidade?
A: Você deve verificar as contas contábeis parametrizadas para a importação. Abra o balancete da empresa no mesmo ano-calendário (ex: 2025) e faça um cruzamento das contas de caixa, estoques e despesas para garantir que os valores levados à DEFIS correspondam exatamente ao contábil.
Q: Como identifico o recibo de uma declaração retificadora em relação a uma original salva anteriormente?
A: Ao salvar o PDF do recibo após a transmissão, é uma boa prática adicionar o sufixo "RET" (ex: NOME_DA_EMPRESA_RET) ao final do nome do arquivo para facilitar a identificação visual rápida em seu computador.
Termo
Definição
DEFIS
Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, obrigação anual para empresas optantes pelo Simples Nacional.
Balancete
Relatório contábil que relaciona os saldos de todas as contas (ativas, passivas e de resultado) de uma empresa em determinado período.
Retificadora
Declaração enviada para corrigir informações submetidas com erro ou omissão em uma declaração original enviada anteriormente.
Simples Nacional
Regime tributário simplificado e compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos voltado para micro e pequenas empresas.
