Cómo completar la utilidad y cerrar una oportunidad en Zoho

Aprende a registrar la utilidad de un servicio, verificar horarios, calcular costos operativos y cerrar exitosamente las oportunidades en Zoho CRM.

May 28, 2026 By Ózom! Creatividad en Eventos

Esta guía explica cómo completar la utilidad de un servicio y cerrar una oportunidad en Zoho CRM. El objetivo es asegurar que los costos, horarios y evidencias del evento queden registrados correctamente para mantener el control financiero y operativo.

Este proceso está dirigido al equipo administrativo o de operaciones responsable de la conciliación de eventos. Se debe realizar inmediatamente después de que los operadores finalizan un servicio en campo y envían la ficha de cierre.

Revisión de la Ficha de Cierre

Al finalizar un servicio, los operadores completan una ficha de cierre que llega por correo. Esta contiene información vital como horarios, cantidad de sesiones, recambios y observaciones.

Step #1: Abre la oportunidad correspondiente en Zoho CRM. — Abre la oportunidad correspondiente en Zoho CRM.

Step #2: Ve a tu bandeja de entrada de correo electrónico y abre el mensaje de Zoho Forms con la Ficha de Cierre. — Ve a tu bandeja de entrada de correo electrónico y abre el mensaje de Zoho Forms con la **Ficha de Cierre**.

Verificación de Horarios

Step #3: En Zoho CRM, localiza los horarios previstos de inicio y finalización dentro de los detalles del servicio. — En Zoho CRM, localiza los horarios previstos de inicio y finalización dentro de los detalles del servicio.

Step #4: Compara el horario previsto con el Horario de inicio real registrado en la ficha de cierre recibida por correo. — Compara el horario previsto con el **Horario de inicio** real registrado en la ficha de cierre recibida por correo.

Step #5: Verifica de igual manera el Horario de finalización real reportado por el operador. — Verifica de igual manera el **Horario de finalización** real reportado por el operador.

Para confirmar que los horarios son correctos y no hubo errores de ingreso manual en el formulario, debes corroborarlos directamente con los mensajes enviados durante el evento:

Step #6: Abre WhatsApp Web y haz clic en Buscar un chat o iniciar uno nuevo. — Abre WhatsApp Web y haz clic en **Buscar un chat o iniciar uno nuevo**.

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Escribe la fecha o el nombre de la oportunidad (por ejemplo, "27.05") para filtrar los grupos.

Step #8: Haz clic en el grupo del evento y verifica los mensajes exactos donde los operadores reportaron el inicio y fin del servicio. — Haz clic en el grupo del evento y verifica los mensajes exactos donde los operadores reportaron el inicio y fin del servicio.

Carga de Utilidad y Costos

Step #9: Vuelve a la oportunidad en Zoho CRM y dirígete a la sección de Utilidad. — Vuelve a la oportunidad en Zoho CRM y dirígete a la sección de **Utilidad**.

Step #10: Revisa el campo Cantidad de sesiones en la ficha de cierre del correo. — Revisa el campo **Cantidad de sesiones** en la ficha de cierre del correo.

Para calcular el costo de impresión, debes sumarle 5 unidades (correspondientes a las pruebas de equipo antes de iniciar) a la cantidad total de sesiones realizadas. Luego, multiplica ese número resultante por $550 e ingresa el valor en el sistema.

Si hubo adicionales durante el evento, registra los costos extra según los valores correspondientes. Revisa el grupo de WhatsApp por si surgió algún imprevisto.

Tipo de Adicional	Costo a registrar
Foto Imán	$35.000 (Valor estimado)
Tiras Imantadas	$15.000 (Valor estimado)
Otros costos (ej. Estacionamiento)	Valor exacto abonado y detallado en la descripción
Comisiones (ej. A favor de una Planner)	Monto acordado con el intermediario

Además, ingresa el valor de dólar entrega. Para obtenerlo, ingresa a la página de dólar de Gambito y calcula el promedio entre el valor de compra y venta del día posterior (o días posteriores) a la fecha del servicio.

Archivo de Evidencias en Google Drive

Step #11: En el grupo de WhatsApp del evento, localiza y descarga la foto donde aparecen los operadores prestando el servicio. — En el grupo de WhatsApp del evento, localiza y descarga la foto donde aparecen los operadores prestando el servicio.

Step #12: Abre el menú de aplicaciones de Google y haz clic en Drive. — Abre el menú de aplicaciones de Google y haz clic en **Drive**.

Step #13: Navega a la carpeta correspondiente, por ejemplo Creatividad en Eventos > Fotos Operadores en Servicio > Año > Mes. — Navega a la carpeta correspondiente, por ejemplo **Creatividad en Eventos** > Fotos Operadores en Servicio > Año > Mes.

Step #14: Sube la foto que descargaste y renómbrala utilizando el nombre exacto de la oportunidad. — Sube la foto que descargaste y renómbrala utilizando el nombre exacto de la oportunidad.

Cierre Final y Feedback

Step #15: Revisa los honorarios asignados a los operadores contrastando con el horario final de cierre, para determinar si se deben contabilizar horas extra de trabajo. — Revisa los honorarios asignados a los operadores contrastando con el horario final de cierre, para determinar si se deben contabilizar horas extra de trabajo.

Una vez terminada la revisión financiera, comunícate con el cliente para pedirle una devolución de cómo estuvo el servicio. Si su respuesta es positiva, envíale el enlace de Google Reviews para que pueda calificar al equipo.

Q: ¿Por qué es necesario verificar los horarios en el grupo de WhatsApp si ya están en la ficha de cierre?

A: En algunas ocasiones, los operadores pueden equivocarse al completar los horarios de forma manual en la ficha de cierre. El grupo de WhatsApp sirve como un registro temporal fiel del momento exacto en que inició y finalizó el servicio.

Q: ¿Cómo se calcula con exactitud el costo de impresión en la sección de Utilidad?

A: Se toma la cantidad de sesiones realizadas (informadas en la ficha de cierre), se le suman 5 sesiones (que contemplan las pruebas iniciales del equipo) y el número resultante se multiplica por el costo unitario ($550).

Q: ¿De dónde se extrae el valor del "dólar entrega"?

A: Se obtiene de la página de dólar de Gambito, calculando un valor intermedio de compra del día o los días posteriores a la fecha de prestación del servicio.

Q: ¿Qué debo hacer si el cliente me da una devolución positiva del evento?

A: Si el cliente se muestra satisfecho con el servicio brindado, debes enviarle un enlace de Google para invitarlo a que deje una reseña pública y califique el trabajo.

Término	Definición
Ficha de Cierre	Formulario digital que completan los operadores al terminar un evento, donde detallan horarios, sesiones y posibles inconvenientes técnicos.
Oportunidad	Registro dentro del sistema CRM (Zoho) que agrupa toda la información, finanzas, tareas y contactos de un evento específico.
Dólar Entrega	Cotización de referencia utilizada para asentar costos financieros del servicio, habitualmente consultada en portales específicos como Gambito.
Planner	Organizador de eventos o intermediario que coordina con los clientes y puede recibir una comisión por los servicios contratados.