[D-Orbit] Come Creare e Gestire una Richiesta d'Acquisto (RDA)
[D-Orbit] Come Creare e Gestire una Richiesta d'Acquisto (RDA)
Impara a creare e gestire una richiesta d'acquisto (RDA) attraverso i ruoli di richiedente, acquirente e approvatore.
By Gaia
Questa guida ti mostra come completare l'intero flusso di una richiesta d'acquisto (RDA). L'obiettivo è permetterti di creare, inviare, validare e approvare correttamente un ordine, assicurando che le procedure interne di procurement vengano rispettate senza intoppi.
Questa procedura è destinata a richiedenti, acquirenti e approvatori all'interno dei team di procurement o di qualsiasi dipartimento che necessiti di effettuare acquisti. Viene utilizzata ogni volta che è necessario avviare e autorizzare un nuovo ordine di spesa.
Il flusso per le Richieste d'Acquisto (RDA) si divide tra tre figure principali che operano sulla piattaforma. A seconda della fase in cui si trova la pratica, l'interfaccia si adatta per permettere la corretta prosecuzione dell'ordine:
Ruolo
Funzione
Azioni Principali
Richiedente
Inizia il flusso della RDA.
Crea la richiesta, aggiunge gli articoli, indica i centri di costo.
Acquirente
Valida e gestisce l'ordine con il fornitore.
Modifica termini commerciali, aggiunge note, convalida la richiesta.
Approvatore
Autorizza la spesa.
Esamina i dettagli, verifica il budget e approva o rifiuta la RDA.
Avviare una Nuova Richiesta d'Acquisto
1
Clicca su Sourcing nel menu di navigazione laterale.
2
Seleziona Richieste di acquisto dal sottomenu.
3
Clicca sulla vista Richiedente per accedere alla tabella con tutte le richieste d'acquisto effettuate.
4
Clicca sul pulsante verde + Crea Richiesta di Acquisto in alto a destra.
5
Seleziona il nome del progetto nel menu a tendina Progetto.
6
Seleziona la priorità della richiesta (ad esempio, Media).
7
Aggiungi una descrizione dettagliata per la tua richiesta d'acquisto nel campo di testo dedicato.
8
Apri il menu a tendina Centro di costo e seleziona il dipartimento corretto.
Il centro di costo determina il budget owner, che si dovrà occupare dell'approvazione.
9
Seleziona il Luogo di Consegna desiderato dal menu a tendina.
10
Clicca su Avanti per procedere.
Richiesta
11
Clicca su + Aggiungi articolo per inserire un nuovo prodotto o servizio.
12
Cerca l'articolo desiderato inserendo il suo ID ERP o la descrizione nel campo Articolo, quindi selezionalo dai risultati.
La ricerca può essere effettuata anche tramite menù a tendina oppure inserendo il nome dell'articolo. Viene effettuata una ricerca live con compilazione automatica della descrizione.
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Apri il menu Categoria e seleziona la tipologia di spesa.
14
Apri il menu a tendina Fornitore e seleziona l'azienda a cui inoltrare l'ordine.
15
Inserisci la quantità desiderata per l'articolo.
16
Seleziona l'unità di misura appropriata dal menu a tendina.
17
Inserisci il Prezzo unitario. Il sistema calcolerà automaticamente il valore totale.
Se il valore totale della RDA supera specifiche soglie di budget (es. 25.000 €), il sistema richiederà automaticamente ulteriori livelli di approvazione gerarchica come l'Head of Procurement o il CFO.
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Compila eventuali dettagli opzionali nella sezione Dettagli personalizzati articolo, come Nome produttore e Codice produttore.
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Utilizza il calendario per selezionare la Data di consegna richiesta.
20
Clicca su Salva articolo in basso a destra per confermare l'inserimento.
21
Dopo aver aggiunto tutti gli articoli necessari al carrello, clicca su Avanti.
Assegnazione Acquirente ed Invio Richiesta
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Nel riepilogo finale, seleziona l'utente incaricato della validazione dal menu a tendina Acquirente.
Verifica la lista degli approvatori designati: il primo è sempre il budget owner del centro di costo selezionato allo step 8. Sulla base del valore del budget, possono poi comparire il nome dell'Head of Procurement e del CFO.
Ad oggi la selezione dell'acquirente è manuale.
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Clicca su Crea per inviare ufficialmente la richiesta e notificare gli utenti designati, oppure seleziona Salva bozza se desideri conservare l'ordine per finirlo in un secondo momento.
Validazione e Approvazione
24
Se hai il ruolo di Acquirente, accedi alla vista Acquirente dal menu laterale per esaminare le RDA in arrivo.
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Clicca su una richiesta specifica per visualizzarne i dettagli e, se necessario, modifica i Termini commerciali e i Termini di pagamento prima della validazione tramite i menu a tendina corrispondenti.
A livello di singola linea, l'acquirente può modificare i prezzi ed il fornitore.
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Se hai il ruolo di Approvatore, accedi alla sezione Approvatore nel menu laterale per visualizzare le richieste in attesa della tua autorizzazione.
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Esamina gli articoli, i centri di costo e le note dell'acquirente, quindi approva (o rifiuta) la RDA per far avanzare l'ordine verso l'emissione e la chiusura.
Q&A
Q: Chi definisce il budget owner per l'approvazione?
A: Il budget owner viene determinato e assegnato automaticamente dal sistema in base al centro di costo selezionato durante la creazione della richiesta.
Q: Cosa succede se l'importo della RDA supera i 25.000€?
A: Il sistema richiede automaticamente l'intervento di ulteriori livelli di approvazione preimpostati, aggiungendo figure autorizzative come l'Head of Procurement o il CFO prima di procedere.
Q: Posso compilare parzialmente una RDA e completarla in un secondo momento?
A: Sì, è possibile cliccare sul pulsante "Salva bozza" per conservare i dati inseriti e proseguire successivamente, senza inoltrare notifiche o inviare la richiesta definitiva.
