Dropscan Einführung
Erfahren Sie, wie Sie gescannte Dokumente in DropScan durchsuchen, digital ablegen und die Vernichtung, Archivierung oder den Versand der Originale steuern.
Diese Anleitung zeigt, wie Sie empfangene Briefe über E-Mail und DropScan digital sichten, durchsuchen und verwalten können. Ziel ist es, den Posteingang effizient zu organisieren und zu steuern, was mit den physischen Originalen (Archivieren, Versenden oder Vernichten) passieren soll.
Dieser Leitfaden richtet sich an Teammitglieder und Administratoren, die für die Verwaltung der digitalen und physischen Post zuständig sind. Er wird verwendet, um eingehende Post zu sichten, im System abzulegen und die fristgerechte Vernichtung oder Aufbewahrung der Originaldokumente sicherzustellen.
Gescannte Post sichten und durchsuchen
Umgang mit dem physischen Original
Sie haben drei Möglichkeiten für den Umgang mit dem physischen Brief:
Option | Beschreibung |
|---|---|
Archivieren (Vault) | Der Brief wird nach 4 Wochen dauerhaft und auf unbestimmte Zeit bei DropScan archiviert. |
Versenden (Ship) | Der Brief wird als Einzelsendung oder als Sammelsendung an Ihr Büro geschickt. |
Vernichten (Shred) | Der Brief wird nach 14 Tagen physisch vernichtet. Dies ist die Standardeinstellung. |
Verwaltung der physischen Briefe (Services)
Shred -> Vault ; Vault -> Ship etc.
Solange die Briefe noch nicht vernichtet / versedendet / archiviert wurden.
- Einmal pro Woche in die Dropscan App gehen, dort alle Briefe im Eingang die bearbeitet wurden in der Ablage ablegen. Anschließend unter Services alle Briefe unter Shred durchgehen. Alle Briefe die archiviert werden sollen, in Vault verschieben.
- Einmal pro Monat in Vault die Briefe durchgehen und eine Sammelsendung erstellen, von allen Briefen die im Original gebraucht werden.
Q: Warum werden manche Briefe nicht direkt als PDF eingescannt?
A: Bestimmte Sendungen, wie solche mit PIN-Codes oder Plastikkarten, werden nicht direkt gescannt. Sie erhalten eine Benachrichtigung und können dann in der DropScan-App entscheiden, wie mit dem Brief verfahren werden soll.
Q: Was passiert mit physischen Briefen, wenn ich nichts unternehme?
A: Die Standardeinstellung sieht die automatische Vernichtung der physischen Briefe nach 14 Tagen vor. Prüfen Sie deshalb regelmäßig, ob Dokumente archiviert oder versendet werden müssen.
Q: Bleiben gelöschte oder vernichtete Briefe digital verfügbar?
A: Ja, die digitalen Briefkopien bleiben auf unbestimmte Zeit in DropScan gespeichert, selbst wenn das physische Original im Shred-Ordner vernichtet wird.
Begriff | Definition |
|---|---|
DropScan | Ein Dienstleister zur Digitalisierung und Verwaltung eingehender physischer Briefpost. |
Vault | Der Bereich in DropScan, in dem physische Briefe auf unbestimmte Zeit sicher archiviert werden. |
Ship | Der Bereich zur Verwaltung von Briefen, die als Einzel- oder Sammelsendung an ein Büro weitergeleitet werden. |
Shred | Der Bereich für Dokumente, die zur sicheren physischen Vernichtung nach Ablauf einer Frist markiert sind. |