Unterweisungsdokumente in eGECKO hochladen und freigeben
Erfahren Sie, wie Sie in der digitalen Personalakte von eGECKO Belehrungsdokumente hochladen, kategorisieren und zur Freigabe einreichen.
Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Dokumente zu Mitarbeiterschulungen und Sicherheitsunterweisungen in die digitale Personalakte hochladen. Ziel ist es, diese Belehrungen strukturiert zu erfassen und einen Freigabeprozess zur rechtssicheren Dokumentation anzustoßen.
Dieser Prozess richtet sich an HR-Mitarbeiter und Führungskräfte, die für das Dokumentenmanagement und die Arbeitssicherheit zuständig sind. Er wird angewendet, sobald ein Mitarbeiter eine Pflichtunterweisung oder Schulung erfolgreich absolviert hat.
Q: Wie lade ich ein Schulungsdokument in die Personalakte hoch?
A: Navigieren Sie in den Reiter "Belehrung" der digitalen Personalakte und nutzen Sie die Schaltfläche "Dateien hochladen" oder die Drag-and-Drop-Funktion im Upload-Dialog.
Q: Wo kann ich die Kategorie der hochgeladenen Unterweisung anpassen?
A: Nachdem Sie das Dokument hochgeladen haben, können Sie unter dem Menüpunkt "Prozess" die "Belehrungsart" (z. B. allgemeine Unterweisung) über ein Dropdown-Menü auswählen.
Q: Wie erfahre ich, dass ein Dokument zur Prüfung vorliegt?
A: Sobald ein Dokument zur Freigabe eingereicht wurde, erscheint eine Meldung im zentralen Benachrichtigungscenter, über das Sie direkt zur Kontrolle abspringen können.
Begriff | Definition |
|---|---|
eGECKO | Eine betriebswirtschaftliche Softwarelösung, die unter anderem Module für das Personalwesen und digitale Personalakten bietet. |
ESS | Employee Self-Service: Ein Bereich, in dem Mitarbeiter und Führungskräfte eigenständig Personalvorgänge einsehen und bearbeiten können. |
Digitale Personalakte | Ein elektronisches Archiv, das alle mitarbeiterbezogenen Dokumente wie Verträge und Schulungsnachweise zentral bündelt. |
Belehrung | Eine formelle Unterweisung von Mitarbeitern, beispielsweise zu Themen wie Arbeitssicherheit, Datenschutz oder Brandschutz. |