Comment enregistrer et imputer des courriers sur TOUMNANA

Découvrez comment enregistrer des courriers arrivés, créer des dossiers et imputer des tâches sur le système de gestion électronique TOUMNANA.

July 7, 2026 By Diane Compaore

Ce guide explique comment utiliser la plateforme de gestion électronique des documents TOUMNANA (SIGED). Vous apprendrez à créer des dossiers, enregistrer des courriers entrants et assigner des tâches à vos collaborateurs afin de digitaliser et structurer la gestion de vos documents administratifs.

Ce guide s'adresse aux assistants de direction, agents de bureau d'ordre, secrétaires généraux et cadres administratifs. Il est utilisé lors de la réception, la numérisation, l'enregistrement et l'affectation de correspondances ou de documents internes.

Connexion à la plateforme

Accédez au portail de connexion TOUMNANA - SIGED.

Step #2: Saisissez votre Nom d'utilisateur et votre mot de passe dans le formulaire de connexion. — Saisissez votre **Nom d'utilisateur** et votre mot de passe dans le formulaire de connexion.

Step #3: Cliquez sur Se connecter pour accéder à votre tableau de bord. — Cliquez sur **Se connecter** pour accéder à votre tableau de bord.

Création d'un dossier et ajout de documents

Step #4: Sur le tableau de bord, cliquez sur le bouton + NOUVEAU et sélectionnez Créer un dossier. — Sur le tableau de bord, cliquez sur le bouton **+ NOUVEAU** et sélectionnez **Créer un dossier**.

Renseignez le code de votre dossier dans le champ prévu à cet effet.

Saisissez un titre explicite pour identifier le dossier.

Step #7: Déroulez le menu Classification et choisissez le niveau de confidentialité du dossier. — Déroulez le menu **Classification** et choisissez le niveau de confidentialité du dossier.

Classification	Cas d'usage
Ordinaire	Documents publics ou de routine sans restriction d'accès.
Confidentiel	Documents sensibles accessibles uniquement aux personnes concernées.
Très confidentiel	Informations critiques réservées à la haute direction.
Diplomatique	Correspondances officielles de niveau gouvernemental ou international.

Step #8: Cliquez sur Créer le dossier pour valider. — Cliquez sur **Créer le dossier** pour valider.

Step #9: Pour y ajouter un fichier, cliquez à nouveau sur le bouton Nouveau puis sur l'option pour ajouter un document. — Pour y ajouter un fichier, cliquez à nouveau sur le bouton **Nouveau** puis sur l'option pour ajouter un document.

Renseignez le titre du document.

Step #11: Définissez la classification, renseignez les autres métadonnées (statut, auteur), et glissez-déposez le fichier numérique dans la zone de téléversement. — Définissez la classification, renseignez les autres métadonnées (statut, auteur), et glissez-déposez le fichier numérique dans la zone de téléversement.

Step #12: Cliquez sur Enregistrer le document. — Cliquez sur **Enregistrer le document**.

Une fois le document enregistré, vous pouvez le visualiser, le télécharger ou le supprimer en utilisant les icônes d'action situées sur la carte du document.

Enregistrement d'un Courrier Arrivé

Step #13: Dans le menu latéral de gauche, développez Mon Espace Personnel. — Dans le menu latéral de gauche, développez **Mon Espace Personnel**.

Step #14: Cliquez sur Courriers Arrivés. — Cliquez sur **Courriers Arrivés**.

Step #15: Cliquez sur le bouton Nouveau Courrier Arrivé pour lancer l'assistant de création. — Cliquez sur le bouton **Nouveau Courrier Arrivé** pour lancer l'assistant de création.

Step #16: Remplissez les informations générales telles que la nature, la catégorie, le mode de transmission et la date d'arrivée. — Remplissez les informations générales telles que la nature, la catégorie, le mode de transmission et la date d'arrivée.

Saisissez l'objet complet du courrier dans le champ dédié.

Renseignez la Référence externe (le numéro figurant sur le courrier physique reçu).

Step #19: Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape d'ajout des fichiers. — Cliquez sur **Suivant** pour passer à l'étape d'ajout des fichiers.

Step #20: Glissez-déposez le document principal scanné ou cliquez pour parcourir vos fichiers. — Glissez-déposez le document principal scanné ou cliquez pour parcourir vos fichiers.

Step #21: Cliquez sur Créer le courrier. — Cliquez sur **Créer le courrier**.

Step #22: Dans la liste des courriers enregistrés, ouvrez le menu d'actions (les trois points) de la nouvelle entrée et sélectionnez Démarrer un processus pour injecter le courrier dans le circuit de traitement. — Dans la liste des courriers enregistrés, ouvrez le menu d'actions (les trois points) de la nouvelle entrée et sélectionnez **Démarrer un processus** pour injecter le courrier dans le circuit de traitement.

Traitement et Imputation des Tâches (Préimputer)

Step #23: Toujours sous Mon Espace Personnel, cliquez sur À Traiter / À Imputer. — Toujours sous **Mon Espace Personnel**, cliquez sur **À Traiter / À Imputer**.

Step #24: Recherchez le courrier à analyser et cliquez sur l'icône Voir (en forme d'œil) dans la colonne des actions. — Recherchez le courrier à analyser et cliquez sur l'icône **Voir** (en forme d'œil) dans la colonne des actions.

Step #25: Dans la barre d'outils supérieure des actions disponibles, cliquez sur Preimputer pour ouvrir la fenêtre d'affectation. — Dans la barre d'outils supérieure des actions disponibles, cliquez sur **Preimputer** pour ouvrir la fenêtre d'affectation.

Step #26: Sélectionnez une instruction de traitement dans le menu déroulant (par exemple, "M'en parler" ou "Me représenter"). — Sélectionnez une instruction de traitement dans le menu déroulant (par exemple, "M'en parler" ou "Me représenter").

Step #27: Sélectionnez le niveau d'urgence du traitement (Mention). — Sélectionnez le niveau d'urgence du traitement (Mention).

Niveau d'urgence	Délai ou priorité de traitement
Normal	Traitement selon les délais standards du service.
Important	Traitement à privilégier par rapport au flux normal.
Urgent	Traitement immédiat requis dès réception.
Prioritaire	Traitement absolu en tête de liste.
Confidentiel	À traiter avec une discrétion absolue.

Step #28: Sélectionnez le ou les collaborateurs en charge de traiter cette tâche dans la liste déroulante. — Sélectionnez le ou les collaborateurs en charge de traiter cette tâche dans la liste déroulante.

Step #29: Choisissez obligatoirement une Date limite de traitement dans le calendrier. — Choisissez obligatoirement une **Date limite de traitement** dans le calendrier.

Si vous ne sélectionnez pas de date d'échéance, le système vous affichera une erreur et bloquera l'affectation de la tâche.

Rédigez d'éventuelles instructions complémentaires dans la zone de commentaire.

Step #31: Cliquez sur le bouton preimputer en bas à droite pour valider l'assignation de la tâche au collaborateur. — Cliquez sur le bouton **preimputer** en bas à droite pour valider l'assignation de la tâche au collaborateur.

Q: Que faire si je ne peux pas valider la préimputation ?

A: Assurez-vous d'avoir rempli tous les champs obligatoires, en particulier la date d'échéance. Sans date limite de traitement, le système bloque la validation.

Q: Comment lier un document scanné à un courrier ?

A: À la dernière étape de l'enregistrement du courrier, utilisez la zone de dépôt pour glisser-déposer votre fichier PDF scanné, ou cliquez sur le bouton pour parcourir vos fichiers locaux.

Q: Puis-je modifier le niveau d'urgence d'une tâche à assigner ?

A: Oui, lors de l'affectation (préimputation), le menu déroulant "Mention" permet de définir l'urgence (Normal, Urgent, Prioritaire, etc.) pour indiquer clairement le délai d'action au collaborateur.

Terme	Définition
SIGED	Système Intégré de Gestion Électronique des Documents.
Imputation	Action d'assigner une tâche ou un courrier à un collaborateur avec des directives précises pour son traitement.
Préimputation	Étape préparatoire permettant de proposer l'affectation d'un document à un collaborateur ou un service spécifique.
Courrier Arrivé	Correspondance entrante reçue par l'organisation, devant être numérisée, enregistrée et traitée.