Cómo Enviar el Chequeo de Datos de un Evento

Aprende a enviar el correo de chequeo de datos desde Zoho CRM y notificar al cliente vía WhatsApp una semana antes del evento.

May 27, 2026 By Ózom! Creatividad en Eventos

Esta guía explica cómo enviar el formulario de chequeo de datos a los clientes aproximadamente una semana antes de su evento. El objetivo es confirmar los detalles logísticos, horarios, información faltante y estado de cuenta para asegurar que todo esté en orden previo a la prestación del servicio.

Dirigido al equipo de coordinación y ventas, que debe realizar esta tarea en la semana previa a la fecha programada de cada evento corporativo o social.

Para comenzar con el chequeo de datos, dirígete a la oportunidad correspondiente al evento dentro de Zoho CRM.

Step #1: Haz clic en Enviar correo electrónico dentro de la vista de la oportunidad. — Haz clic en **Enviar correo electrónico** dentro de la vista de la oportunidad.

Step #2: Haz clic en Insertar Plantilla en la ventana de redacción. — Haz clic en **Insertar Plantilla** en la ventana de redacción.

Step #3: Selecciona la plantilla Chequeo de datos. — Selecciona la plantilla **Chequeo de datos**.

Es importante verificar que el asunto del correo coincida con el nombre de la oportunidad y que no contenga palabras repetidas.

Step #4: Edita el asunto del correo para adaptarlo al nombre del evento actual. — Edita el asunto del correo para adaptarlo al nombre del evento actual.

Step #5: Modifica el saludo inicial colocando un nombre abreviado (por ejemplo, "Hola, [Nombre]") para que el tono sea más amistoso. — Modifica el saludo inicial colocando un nombre abreviado (por ejemplo, "Hola, [Nombre]") para que el tono sea más amistoso.

Step #6: Repasa los datos generales del evento en el cuerpo del correo: fecha, tipo de evento, homenajeados, salón, dirección y localidad. — Repasa los datos generales del evento en el cuerpo del correo: fecha, tipo de evento, homenajeados, salón, dirección y localidad.

Gestión de información faltante y servicios

Si no cuentas con los datos del seguro de accidentes personales u otros requisitos, debes mover esa solicitud al final del correo.

Step #7: Corta la sección del seguro y pégala en la parte inferior de la plantilla, donde se detalla la información restante por confirmar. — Corta la sección del seguro y pégala en la parte inferior de la plantilla, donde se detalla la información restante por confirmar.

Step #8: Revisa los servicios adicionales. Si no hay ninguno contratado, borra esa línea del borrador. — Revisa los servicios adicionales. Si no hay ninguno contratado, borra esa línea del borrador.

Step #9: Verifica la cantidad de horas del servicio, el horario de inicio y el de finalización. — Verifica la cantidad de horas del servicio, el horario de inicio y el de finalización.

Horarios de llegada

Si tienes dudas sobre los horarios, minimiza la ventana del correo y consúltalos directamente en los detalles de la oportunidad en Zoho CRM (horarios de carga, llegada, inicio y fin).

Step #10: Reemplaza las "XX" en la plantilla por el horario de llegada del equipo. — Reemplaza las "XX" en la plantilla por el horario de llegada del equipo.

Ajusta el tiempo de anticipación de llegada según el tipo de servicio contratado:

Tiempo de anticipación	Cuándo aplica
1 hora antes	Servicios estándar o sencillos de montar.
1.5 horas antes	Servicios que requieren mayor preparación, como FotoCroma.
2 horas antes	Montajes muy complejos o de gran escala.

Step #11: Selecciona el horario de llegada que acabas de escribir y haz clic en el ícono de Negrita en la barra de formato para resaltarlo. — Selecciona el horario de llegada que acabas de escribir y haz clic en el ícono de **Negrita** en la barra de formato para resaltarlo.

Pagos e información adicional

El formato del correo debe ajustarse según el estado financiero y organizativo del evento:

Información a revisar	Estado	Acción requerida en la plantilla
Pagos	Saldado al 100%	Borra por completo la sección referente al saldo.
Pagos	Con saldo pendiente	Especifica el monto a pagar y la condición de pago (ej. retiro de efectivo en evento, transferencia previa).
Diseño	Pendiente	Solicita confirmación del diseño.
Logística	Incompleta	Pide contacto alternativo, enlace de Maps o referencias del lugar.

Step #12: Ajusta la sección de saldo pendiente según el estado de pago del cliente. — Ajusta la sección de saldo pendiente según el estado de pago del cliente.

Step #13: Detalla la información restante solicitada al cliente (diseños, mapas, contactos alternativos). — Detalla la información restante solicitada al cliente (diseños, mapas, contactos alternativos).

Step #14: Haz clic en Enviar para despachar el correo electrónico. — Haz clic en **Enviar** para despachar el correo electrónico.

Notificación por WhatsApp

Una vez enviado el correo, debes avisar al cliente para garantizar que lo lea.

Step #15: Abre el chat del cliente en WhatsApp Web y haz clic en el campo Escribe un mensaje. — Abre el chat del cliente en WhatsApp Web y haz clic en el campo **Escribe un mensaje**.

Escribe el comando de respuesta rápida /che.

Step #17: Haz clic en la opción chequeo que aparecerá en pantalla para autocompletar el aviso automático. — Haz clic en la opción **chequeo** que aparecerá en pantalla para autocompletar el aviso automático.

Step #18: Envía el mensaje en WhatsApp para dar por finalizada la tarea. — Envía el mensaje en WhatsApp para dar por finalizada la tarea.

P: ¿Qué hago si no tengo los datos del seguro del evento?

R: Debes borrar la sección del seguro en la lista principal del correo y moverla hacia la parte inferior, detallándola en la sección de la información que resta completar.

P: ¿Cómo confirmo los horarios correctos del evento si tengo dudas durante la redacción?

R: Puedes minimizar la ventana del borrador del correo y consultar la propia oportunidad del cliente en Zoho CRM, donde figuran los horarios exactos de carga, llegada, inicio y finalización.

P: ¿Qué hago con la sección de pago si el cliente ya abonó el total del servicio?

R: Si el servicio se encuentra totalmente saldado, simplemente debes borrar la parte del saldo pendiente dentro de la plantilla del correo.

Término	Definición
Zoho CRM	Plataforma digital utilizada para la gestión de relaciones con los clientes y seguimiento de eventos.
Oportunidad	Registro en el sistema CRM que agrupa todos los datos, estados, horarios y finanzas de un servicio particular.
FotoCroma	Tipo específico de servicio ofrecido para eventos que requiere una logística de armado particular y una llegada con anticipación de una hora y media.