Cómo enviar una convocatoria a un operador y logística
Aprende a calcular tiempos de logística con Google Maps, definir horarios de carga y enviar convocatorias personalizadas a operadores utilizando Zoho CRM y WhatsApp.
Esta guía explica cómo calcular la logística de un servicio utilizando Google Maps y cómo generar una convocatoria personalizada para el operador asignado. El objetivo es asegurar que los horarios de carga, viaje y desarme se estimen correctamente para presupuestar los honorarios precisos.
Este proceso está dirigido a coordinadores de logística y gestores de equipo que necesitan asignar personal a los eventos. Se utiliza al momento de planificar la ejecución técnica, una vez que la oportunidad del servicio está confirmada en el CRM.
Calcular el tiempo de viaje de ida (Google Maps)
Para asegurar la puntualidad, siempre se debe estimar la llegada al lugar del evento aproximadamente una hora antes del inicio del servicio.
Calcular el tiempo de retorno
Asignación de operadores y transporte
? junto a sus nombres de forma provisoria.
Para definir la asignación logística, guíate por la siguiente tabla de prioridades vehiculares:
Nivel de Prioridad | Recurso de Transporte | Acción Operativa |
|---|---|---|
Opción 1 | Vehículo de empresa (Kangoo) | Asignar a un operador habilitado (ej. Juli) y confirmar en el mensaje si puede manejarla. |
Opción 2 | Vehículo propio | Si la Kangoo no está disponible, contactar a un operador que disponga de automóvil particular para el traslado. |
Opción 3 | Operador sin vehículo | Asignarle roles de asistente para que viaje acompañando al operador responsable del manejo. |
Generar y enviar la convocatoria
Ctrl + C para copiarlo a tu portapapeles.
Ctrl + V para pegar el texto copiado en el campo de redacción.
? de su nombre.Q: ¿Con cuánto tiempo de anticipación se debe llegar al lugar del servicio?
A: Como regla general, se estipula que el equipo debe llegar una hora antes del inicio oficial del evento para acomodarse sin contratiempos.
Q: ¿Qué factores se suman para calcular el tiempo total de honorarios de un operador?
A: Se debe incluir el tiempo estipulado para la carga en depósito (aprox. 30 minutos), el tiempo máximo de viaje de ida, la duración del servicio en el lugar, el desarme (30 minutos), el viaje de vuelta, y el tiempo de descarga final.
Q: ¿Por qué preparamos el mensaje de convocatoria en un chat de borradores de WhatsApp?
A: Lo redactamos primero en un chat privado o grupo de borradores para poder editar libremente la plantilla sin el riesgo de enviar un mensaje incompleto, erróneo o sin personalizar al operador.
Término | Definición |
|---|---|
Convocatoria | Mensaje estructurado que se envía al personal detallando horarios y honorarios propuestos para asignarles un servicio. |
Oportunidad | Registro o ficha dentro de Zoho CRM donde se centraliza toda la información comercial y logística de un evento. |
Horario de carga | Momento exacto estipulado en el que los operadores deben comenzar a preparar los equipos técnicos en depósito antes de salir hacia el evento. |
Desarme | Tarea de desmontaje, desconexión y guardado de los equipos técnicos una vez que finaliza el servicio en el lugar. |