2 - Guide soignants PEPSY
Découvrez comment les soignants peuvent utiliser PEPSY pour gérer les rendez-vous, les patients, et les traitements efficacement.
By Mobile
Dans ce guide, nous allons apprendre à naviguer dans l'interface de Pepsy en tant que soignant. L'objectif est de vous familiariser avec les fonctionnalités essentielles telles que la gestion des patients, l'accès aux questionnaires, et la mise à jour des informations de traitement et de diagnostic des patients. Vous découvrirez comment utiliser les outils disponibles pour assurer un suivi optimal. Ce guide vous aidera à maximiser l'utilisation de la plateforme pour améliorer la qualité des soins fournis.
Commençons
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La première chose à faire est de vous connecter en tant que soignant avec votre identifiant et votre mot de passe.
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Vous pouvez voir le mot de passe en cliquant sur l'oeil.
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Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez en demander un nouveau en cliquant sur "Mot de passe oublié".
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Dans ce cas, une nouvelle page s'affiche pour vous permettre de rentrer votre adresse mail.
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Vous pouvez (si vous le souhaitez) retourner à la page d'accueil en cliquant sur la flèche "Retour" présente en haut à gauche de l'écran.
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Cliquez sur "Se connecter".
Quand vous vous connectez, vous arrivez sur la page de votre agenda.
Onglet "Agenda du soignant"
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Les rendez-vous sont triés par ordre chronologique. Le prochain rendez-vous prévu est affiché en haut à gauche, dans un encadré bleu. Les lignes grisées correspondent aux rendez-vous passés.
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Vous pouvez cliquer sur les titres des tableaux pour trier par ordre ascendant ou descendant. Le tri est possible sur la date, l'heure et le nom du patient.
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Cliquez sur "Mes patients"
Onglet "Mes Patients"
Les patients sont automatiquement récupérés depuis le SIH de l'hôpital lors d’un premier rendez-vous.
Les patients doivent obligatoirement avoir un médecin référent, et un case manager pour les phases d'évaluation et de suivi, une assistante sociale pour la phase de suivi.
Tous les membres de l'équipe soignante sont autorisés à consulter une fiche patient.
Seuls les utilisateurs ayant un rôle de médecin référent peuvent changer les phases des patients.
TODO : Les patients proviennent du SI du CHU, attention a l'unité fonctionnelle.
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Les patients en phase d'évaluation ou de suivi sont triés par ordre alphabétique. Vous pouvez cliquer sur les titres des tableaux pour trier par ordre ascendant ou descendant. Le tri est possible sur les noms, la date d'entrée ou le case manager.
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Une fois un patient identifié, vous pouvez voir le détail de ses informations en cliquant sur le bouton "...".
Fiche patient
La fiche patient rassemble toutes les informations relatives à un patient. Elle permet un accès rapide aux fonctionnalités suivantes :
- Accéder à la fiche détaillée d'un patient (information administratives)
- Modifier les informations PEPSY du patient (diagnostic principal, information de suivi, données sociales)
- Modifier les informations de traitement
- Modifier les informations de diagnostic DSM-5
- Modifier l'équipe soignante qui suit le patient
- Modifier la phase (uniquement pour le médecin référent)
- Consulter l'historique des rendez-vous.
- Consulter l’historique des questionnaires réalisés.
- Affecter (Questionnaires auto uniquement) et réaliser des questionnaires avec le patient.
Fiche Patient - Équipe de soins
L'équipe de soin est constituée d'un case manager, un médecin référent et une assistante sociale. Ce sont les interlocuteurs privilégiés du patient. Le patient aura accès au nom de chacun des membres de l'équipe de soin qui le suit. Pour le numéro de téléphone, il aura uniquement accès à celui du case manager et de l'assistante sociale.
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Cliquez sur "Case Manager :"
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Cliquez sur la liste déroulante.
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Cliquez sur "Vincent Times".
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Cliquez sur "Valider".Les médecins référents ne peuvent pas être changés par un utilisateur ayant le rôle soignant."
Voila vous avez choisi/changé le case manager du patient.
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Les médecins référents ne peuvent pas être changés par un utilisateur ayant le rôle soignant.
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Vous pouvez changer l'assistante sociale comme pour le case manager.
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Cliquez sur la liste déroulante.
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La liste des Soignants ayant le métier d'assistante sociale s'affiche.
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Cliquez sur "Valider".
Fiche Patient - Questionnaires
Tout au long de sa prise en charge à l’EMSI, le patient se voit attribuer des questionnaires à remplir en autonomie. Ces questionnaires sont généralement attribués par son “Case Manager”. En plus de ces questionnaires “auto”, des questionnaires dit "hétéro" peuvent être réalisés lors d’un rendez-vous patient/soignant. Les questionnaires contiennent une liste de questions, et l’ensemble des réponses permet de calculer une note globale (et parfois des « sous-scores » associés à des sections du questionnaire).
Les questionnaires Autos
Les questionnaires auto-intégrés dans l'application sont les suivants :
ANGST
BCIS
BQP
BREQ2
BIRCHWOOD
FAD
LEC-5
PCL-5
PDI-21
PQ16
SAVH
SERS
SNS
SSTICS
WHOQOL
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Vous pouvez voir la liste complète des questionnaires en déplaçant l'ascenseur sur la droite.
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Lorsque les questionnaires sont affectés, la date d'affectation est enregistrée. Si la date est dépassée depuis plus de sept jours, une icône orange apparaît à côté de la date pour indiquer que le questionnaire n'a pas été rempli dans le délai initialement prévu.
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Vous pouvez affecter ou désaffecter un questionnaire en cliquant sur la case à cocher à côté du nom d'un questionnaire.
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La date du jour se met dans la date d'affectation.
Pensez à changer de page puis revenir sur celle-ci, ou à actualiser la page, afin que les informations soient mises à jour. En effet, pour des raisons de performance, la liste des questionnaires remplis par le patient n’est chargée qu’à l’ouverture de l’onglet "Questionnaire Auto".
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Vous pouvez réaliser le questionnaire directement depuis cette page en cliquant sur le bouton "play".
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La page de garde du questionnaire s'affiche. Cliquez sur "Valider" pour passer à la première question.
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La première question s'affiche, sélectionnez une réponse.
28
Cliquez sur "Valider".
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La deuxième question s'affiche, sélectionnez une réponse.
30
Cliquez sur "Valider".
Continuez ainsi de suite jusqu'à la page de soumission.
Continuez ainsi de suite jusqu'à la page de soumission.
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Cliquez sur "Soumettre".
Lorsque vous soumettez un questionnaire, les réponses sont enregistrées dans un pdf et stockées dans le dossier médical du patient.
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La page de résultat s'affiche avec le score obtenu pour le questionnaire.
Cliquez sur "Télécharger le guide de cotation" pour récupérer des informations sur le questionnaire.
Cliquez sur "Télécharger le guide de cotation" pour récupérer des informations sur le questionnaire.
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Le pdf est automatiquement sauvegardé dans votre répertoire de téléchargement.
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Vous pouvez le consulter localement.
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L'autre document téléchargeable est le pdf sauvé dans le dossier patient.
Cliquez sur "Télécharger les réponses en PDF".
Cliquez sur "Télécharger les réponses en PDF".
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Le pdf est automatiquement sauvegardé dans votre répertoire de téléchargement. Le titre est constitué du nom du questionnaire, de la date et du nom du patient.
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Vous pouvez le consulter localement.
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Cliquez sur "Fermer" pour revenir à la page des questionnaires Auto.
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Vous pouvez cliquer sur la case à cocher pour désaffecter un questionnaire.
Les Questionnaire Hétéros
Les questionnaires hétéro intégrés dans l'application sont les suivants :
BPRS
CAARMS
CALGARY
CAPS
DEP ADO
ELADEB
GAF
HAMILTON
HoNOS
ILSS
LIS
MADRS
PANSS
PAS
RSD
SUMD
Y-BOCS
YOUNG
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Cliquez sur "Questionnaires hétéro".
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Comme pour les questionnaires auto, vous pouvez démarrer/reprendre un questionnaire en cliquant sur le bouton "play".
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La page de garde du questionnaire s'affiche.
Cliquez sur "Valider" pour passer à la première question.
Cliquez sur "Valider" pour passer à la première question.
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Cliquez sur "x", pour fermer votre questionnaire et sauvegarder sa progression.
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Vous pouvez constater que le questionnaire possède une date de création.
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Cliquez sur le bouton "redémarrer" pour effacer votre progression.
Questionnaires réalisés
Le système enregistre les résultats de chaque questionnaire rempli par le patient. Ces données incluent la date de complétion, le score global, les éventuels sous-scores, ainsi que les réponses détaillées pour chaque question. Un soignant peut choisir un type de questionnaire spécifique et visualiser un graphique illustrant l'évolution des scores du patient depuis son admission dans le programme PEPSY. En complément de ce graphique de suivi, le soignant a la possibilité de consulter, pour n'importe quel questionnaire antérieur, l'ensemble des réponses fournies par le patient.
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Cliquez sur "Questionnaires réalisés"
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La liste des questionnaires réalisés par le patient ou lors des séances s'affiche ici.
Pensez à changer de page puis revenir sur celle-ci, ou à actualiser la page, afin que les informations soient mises à jour. En effet, pour des raisons de performance, la liste des questionnaires remplis par le patient n’est chargée qu’à l’ouverture de l’onglet "Questionnaires Réalisés".
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Vous pouvez les trier par nom, date, statut.
Dans la colonne statut, vous pouvez identifier les questionnaires dont le seuil maximal a été dépassé.
Vous pouvez consulter les réponses de chaque questionnaire en cliquant sur le fichier des réponses de la ligne.
Dans la colonne statut, vous pouvez identifier les questionnaires dont le seuil maximal a été dépassé.
Vous pouvez consulter les réponses de chaque questionnaire en cliquant sur le fichier des réponses de la ligne.
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Le pdf est automatiquement sauvegardé dans votre repertoire de téléchargement.
Le titre est constitué du nom du questionnaire, de la date et du nom du patient.
Le titre est constitué du nom du questionnaire, de la date et du nom du patient.
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Vous pouvez le consulter localement.
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Si vous souhaitez voir les détails d'un questionnaire réalisé ou la progression des scores, vous pouvez choisir de cliquer sur "...".
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La page de détails s'affiche.
Elle est constituée du score obtenu par le patient complété d'une icône orange lorsque le seuil a été dépassé. Si le pointeur de la souris se trouve sur l'icône, le detail textuel du seuil s'affiche.
Elle est constituée du score obtenu par le patient complété d'une icône orange lorsque le seuil a été dépassé. Si le pointeur de la souris se trouve sur l'icône, le detail textuel du seuil s'affiche.
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Si vous déplacez votre souris le long du graphique vous accèderez au détail des résultats obtenus par le patient dans ses autres questionnaires de ce type soumis.
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Comme pour la page de résultats vous pouvez télécharger le guide de cotation en cliquant sur "Télécharger le guide de cotation".
Voici les questionnaires réalisés.
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Cliquez sur "x" pour fermer la popup.
Fiche Patient - Agenda Patient
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Cliquez sur "Agenda".
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Dans l'agenda, vous verrez l'historique des rendez-vous du patient.
Chaque rendez-vous informe sur la date, l'heure et le soignant rencontré.
Les rendez-vous passés apparaissent en grisé.
Chaque rendez-vous informe sur la date, l'heure et le soignant rencontré.
Les rendez-vous passés apparaissent en grisé.
Fiche Patient - Traitements
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Cliquez sur "Traitement"
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Cliquez sur "+ Ajouter un traitement".
60
Choissisez un type.
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Une liste déroulante s'affiche.
62
Sélectionnez un nom de médicament.
63
Si vous ne trouvez pas le médicament dans la liste, vous pouvez en ajouter un manuellement.
Cliquez sur "AUTRE" et entrez manuellement le nom du médicament.
Cliquez sur "AUTRE" et entrez manuellement le nom du médicament.
64
Un nouveau champ apparaît pour entrer le nom du nouveau médicament.
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Cliquez ici pour préciser le type de grammage associé.
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Vous pouvez changez de nom pour reprendre un autre nom dans la liste.
67
Choisissez "Amoxapine" par exemple.
68
Le champ Nom de cet autre medicament disparaît.
69
Entrez ensuite le grammage , la posologie et la date de début de prise du médicament.
70
Il est possible de modifier la date en sélectionnant une date dans le calendrier.
71
Cliquez sur "OK"
72
La date de fin est optionnelle.
Cliquez sur "Valider".
Cliquez sur "Valider".
Votre premier traitement a bien été ajouté !
Vous pouvez ajouter un autre traitement.
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Cliquez sur "+ Ajouter un traitement".
74
Complétez les champs et cliquez sur "Valider".
Dans les traitement en cours, le nouveau traitement s'affiche.
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Cliquez sur "..." pour éditer ou supprimer le traitement
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Cliquez sur "Supprimer".
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Cliquez sur "Confirmer".
Voilà ! Vous avez supprimé un traitement.
78
Cliquez sur "..." pour éditer ou supprimer le traitement.
79
Cliquez sur "Éditer".
80
Changez la date de fin.
81
Cliquez sur "OK".
82
Validez pour que les modifications soient prises en compte.
Le traitement a été modifié ! Comme la date de fin est antérieure à aujourd'hui, le médicament n'est plus visible dans la liste des traitements en cours.
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Cliquez sur "Passés".
84
Vous retrouvez votre traitement dans la liste. Vous pouvez de nouveau le modifier ou le supprimer en cliquant sur "...".
Fiche Patient - Autres Diagnostics (DSM-5)
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Cliquez sur "Autres Diagnostics".
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Vous pouvez parcourir la liste des diagnostics en utilisant l'ascenseur sur la droite.
87
Cliquez sur "<" ou sur ">" pour passer d'une page à l'autre.
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Cliquez sur une date pour la modifier directement dans le tableau.
89
Un champ de sélection de date s'affiche pour vous permettre de sélectionner la date.
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Cliquez sur "OK" pour valider la date.
91
Si vous vous êtes trompé, vous pouvez supprimer ou modifier cette date.
Cliquez sur directement "16/04/2025".
Cliquez sur directement "16/04/2025".
92
Cliquez sur "Supprimer".
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Vous pouvez trier les diagnostics par nom, date de début et date de fin.
Fiche Patient - Informations Patient
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A gauche de la fiche patient, la date d'entrée, le suivi, et les informations à propos de ce patient sont présentées.
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Cliquez sur le crayon pour éditer les informations administratives du patient.
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Vous pouvez changer l'adresse mail et le nom du médecin traitant.
97
Cliquez sur "Valider" pour appliquer les modifications.
98
Cliquez sur le crayon pour éditer le diagnostic principal.
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Cliquez sur le champ "Type" pour afficher une liste déroulante de diagnostic principal.
100
Cliquez sur un élément pour le sélectionner.
101
Cliquez sur la date pour modifier la date de début des troubles.
Un champ de sélection de date s'ouvrira.
Un champ de sélection de date s'ouvrira.
102
Cliquez sur "OK".
Un choix s'offre à vous :
- Modifier un diagnostic principal
- En ajouter un nouveau.
Dans la version actuelle, il n'y a pas de logique métier et vous ne pouvez pas consulter l'historique des stades du diagnostic principal, il est donc important d'ajouter un stade uniquement si l'on veut vraiment identifier le passage à un nouveau stade.
Pour un patient nouvellement ajouté, il faut choisir "Ajouter un nouveau stade".
103
Cliquez sur "Ajouter un nouveau stade".
104
Cliquez sur "Confirmer" pour ajouter ce nouveau stade.
105
Cliquez sur le chevron pour étendre les informations de suivi.
106
Cliquez sur le crayon pour éditer les informations de suivi.
107
La popup d'information de suivi s'affiche. Vous pouvez modifier directement les élements que vous souhaitez.
Cliquez sur "Valider" pour sauvegarder vos modifications.
Cliquez sur "x" pour fermer sans modifier.
Cliquez sur "Valider" pour sauvegarder vos modifications.
Cliquez sur "x" pour fermer sans modifier.
108
Cliquez sur le chevron pour réduire les informations de suivi.
109
Cliquez sur le chevron pour étendre les données sociales.
110
Cliquez sur le crayon pour éditer les données sociales.
111
La popup d'information sur les données sociales s'affiche. Vous pouvez modifier directement les élements que vous souhaitez.
Cliquez sur "Valider" pour sauvegarder vos modifications.
Cliquez sur "x" pour fermer sans modifier.
Cliquez sur "Valider" pour sauvegarder vos modifications.
Cliquez sur "x" pour fermer sans modifier.
Fiche Patient - Retour à la liste des patients
112
Cliquez sur "Retour".
Fiche Patient - Recherche par nom d'un patient
113
Vous pouvez effectuer une recherche directement par nom.
Cliquez sur "Rechercher un patient".
Cliquez sur "Rechercher un patient".
114
Dès que les premières lettres sont entrées, la liste est filtrée.
Profil Utilisateur
115
Cliquez sur l'icône personnage en haut à droite.
116
Vos informations personnelles s'affichent.
Depuis cette page, vous pouvez modifier votre mot de passe.
Cliquez sur "Modifier le mot de passe".
Depuis cette page, vous pouvez modifier votre mot de passe.
Cliquez sur "Modifier le mot de passe".
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Entrez le mot de passe actuel puis le nouveau.
Cliquez sur "Valider".
Cliquez sur "Valider".
118
En cliquant en dehors de la popup, elle se ferme.
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Vous pouvez éditer vos informations, votre email, votre téléphone, votre métier et votre référence calendrier.
Cliquez sur "Éditer".
Cliquez sur "Éditer".
120
Vous pouvez changer les valeurs directement dans les champs.
121
Cliquez sur "Précédent" pour revenir à la popup de profil sans sauvegarder, ou sur "Valider" pour appliquer les modifications.
Déconnexion
122
Cliquez sur "→ Se déconnecter"
