Guide pour Gérer les Bons de Commande dans M-Files

Découvrez comment gérer efficacement les bons de commande et les bons de livraison dans M-Files avec notre guide étape par étape.

12 Nov 2024 By Philippe Bourgeois

Dans ce guide, nous allons apprendre à gérer efficacement le processus de validation des bons de commande dans M-Files Approbations. Ce processus commence par la copie du document dans Input BL, suivi de son transfert vers la section Bons entrants.

Nous allons explorer comment compléter la carte de métadonnées en sélectionnant le type de bon, ici un PO, et en enregistrant les informations nécessaires. Ensuite, nous verrons comment attribuer et contrôler le bon pour s'assurer de l'exactitude des données avant de finaliser le contrôle.

Enfin, nous vérifierons la présence du bon de commande dans la section appropriée.

Commençons

Pour commencer le nouveau workflow, cliquez sur Input BL. Faites un clic droit pour copier votre document.

Step #1: Double-cliquez sur "InputBL" — Double-cliquez sur "InputBL"

Step #2: Cliquez droit ici — Cliquez droit ici

Step #3: Cliquez sur "Copier" — Cliquez sur "Copier"

Une fois dans Input BL, le document se transfert dans M-Files Approbations, dans la section Bons entrants.

Step #4: Cliquez sur "Approbation" — Cliquez sur "Approbation"

Step #5: Double-cliquez ensuite sur "8 - Bon Entrant" — Double-cliquez ensuite sur "8 - Bon Entrant"

On sélectionne le bon

Step #6: Cliquez sur "Bon_PO_test3.txt" — Cliquez sur "Bon_PO_test3.txt"

Step #7: Ensuite, dans la carte de métadonnées à droite, on complète les informations nécessaires. On choisit, entre autres, le type de bon entre BL et PO. — Ensuite, dans la carte de métadonnées à droite, on complète les informations nécessaires. On choisit, entre autres, le type de bon entre BL et PO.

Step #8: Cliquez ici pour choisir le Fournisseur — Cliquez ici pour choisir le Fournisseur

Step #9: Cliquez ici pour choisir le type de Bon — Cliquez ici pour choisir le type de Bon

Ici, c'est un PO, donc je choisis PO.

Step #10: Choisir PO dans le menu déroulant — Choisir PO dans le menu déroulant

J'entre un numéro du bon, puis je clique sur Enregistrer.

Tapez "123456"

Step #12: Cliquez sur "Enregistrer" dans le bas du Metadata card — Cliquez sur "Enregistrer" dans le bas du Metadata card

Le bon est assigné ensuite aux tâches du groupe Payable

Step #13: Cliquez sur "Tâches" — Cliquez sur "Tâches"

Je choisis le bon et je le vérifie en m'assurant que les informations sont correctement saisies.

Step #14: Cliquez sur "Bon_PO_test3.txt" — Cliquez sur "Bon_PO_test3.txt"

Une fois que c'est fait, dans le menu des tâches à gauche, je confirme en cliquant sur "Contrôle PO terminé".

Step #15: Cliquez sur "Contrôle PO Terminé" — Cliquez sur "Contrôle PO Terminé"

Je reviens dans mes vues, dans la section des bons de commande.

Step #16: Cliquez sur "Tous" — Cliquez sur "Tous"

Step #17: Cliquez sur "7 - Purcharse Order / Bon de commande" — Cliquez sur "7 - Purcharse Order / Bon de commande"

Le fournisseur que j'ai choisi pour mon bon de commande est bien présent, car les Bons sont groupés par Fournisseur

Step #18: Double-cliquez sur le Fournisseur — Double-cliquez sur le Fournisseur

Step #19: Le Po est présent et archivé avec les bonnes informations — Le Po est présent et archivé avec les bonnes informations