Slik administrerer du kapasitet og scenarioer i Munu Booking

Lær hvordan du justerer bordtilgjengelighet, bruker bordkombinasjoner og konfigurerer booking-scenarioer for både online-reservasjoner og walk-ins.

May 19, 2026 By Jan Danneberg

Denne guiden viser deg hvordan du administrerer bordtilgjengelighet, oppretter bordkombinasjoner og konfigurerer booking-scenarioer (som à la carte) i Munu Booking. Målet er å gi deg full kontroll over hvordan bord tildeles gjester, uansett om de booker på nett eller kommer innom som walk-ins.

Veiledningen er beregnet for bookingadministratorer og restaurantsjefer som er ansvarlige for reservasjonssystemet og kapasitetsplanleggingen i restauranten.

Begrense tilgjengelighet per bord

Noen ganger ønsker du kanskje å holde av bestemte bord kun for gjester som dukker opp uanmeldt (walk-ins), i stedet for at alle bordene reserveres online.

Step #1: Klikk på nedtrekksmenyen under kolonnen Availability for bordet du vil endre. — Klikk på nedtrekksmenyen under kolonnen **Availability** for bordet du vil endre.

Step #2: Velg In-House for å gjøre bordet utilgjengelig for online booking, slik at det kun kan administreres av ansatte. — Velg **In-House** for å gjøre bordet utilgjengelig for online booking, slik at det kun kan administreres av ansatte.

Step #3: Klikk på Cancel for å lukke menyen dersom du ikke ønsker å lagre noen endringer. — Klikk på **Cancel** for å lukke menyen dersom du ikke ønsker å lagre noen endringer.

Sette opp bordkombinasjoner (Resource Unions)

Bordkombinasjoner forteller systemet hvordan mindre bord kan slås sammen til større bord. For eksempel kan bord 6 og 7 settes sammen for å lage et 12-personers bord.

Step #4: Gå til oversikten for Resource Unions for å se og administrere hvilke bord som kan kombineres for å støtte større kapasiteter. — Gå til oversikten for **Resource Unions** for å se og administrere hvilke bord som kan kombineres for å støtte større kapasiteter.

Disse konfigurasjonene er nødvendige for at gjester skal kunne autoplasseres ved online booking. Systemet må vite hvor det kan plassere en stor gruppe.

Selv om systemet følger disse reglene for online bookinger, har du som bookingadministrator alltid muligheten til å overstyre reglene og overbooke manuelt i systemet dersom situasjonen krever det.

Administrere venues og booking-scenarioer

Et "venue" (for eksempel en restaurantlokasjon) består av en total kapasitet og flere ulike scenarioer (services).

Scenariotype	Når brukes det?	Hvordan det fungerer
À la carte	For vanlig servering	Tillater gjester å booke bord selv via online-widgeten basert på definerte regler.
In-house	For interne bookinger	Brukes av ansatte for å administrere lukkede bookinger, til og med når restauranten er stengt for gjester online.
Event (f.eks. ostesmaking)	Ved spesialarrangementer	Definerer egne regler og kapasiteter for et unikt arrangement.

Step #5: Klikk på fanen Venues i sidemenyen. — Klikk på fanen **Venues** i sidemenyen.

Step #6: Klikk på aktuelt venue fra listen, for eksempel Møllergata 9. — Klikk på aktuelt venue fra listen, for eksempel **Møllergata 9**.

Step #7: Klikk på scenarioet du vil redigere, for eksempel A la carté. — Klikk på scenarioet du vil redigere, for eksempel **A la carté**.

Definere regler for scenarioet

Du kan stille inn en rekke tids- og kapasitetsregler per scenario for å optimalisere flyten i restauranten.

Angi standard sittetid for bookinger i feltet Default Duration (for eksempel 2 timer).

Fyll ut feltet Resolution for å bestemme intervallene gjester kan velge mellom i bookingskjemaet (f.eks. hvert 15. minutt).

Sett tidsmarginen for bookinger i feltet Min Time Upon Actual Arrival.

Tips: Ved å sette "Min Time Upon Actual Arrival" til 2 timer, forhindrer du at en gjest kan booke et bord på nett og møte opp i restauranten fem minutter senere. Dette sikrer at dere fortsatt har plass til verdifulle walk-ins.

Step #11: Aktiver innstillingen Use Scenario on Walk-In dersom reglene for dette scenarioet også skal gjelde for gjester som ankommer uanmeldt. — Aktiver innstillingen **Use Scenario on Walk-In** dersom reglene for dette scenarioet også skal gjelde for gjester som ankommer uanmeldt.

Bekreftelser og kommunikasjon

Sørg for at gjestene får riktig informasjon ved bestilling og påminnelse om bookingen sin.

Step #12: Slå på Send SMS-bryteren for å sende ut SMS-bekreftelse og påminnelser til gjesten. — Slå på **Send SMS**-bryteren for å sende ut SMS-bekreftelse og påminnelser til gjesten.

Step #13: Slå på Send Email-bryteren for å sende en fyldigere bekreftelse på e-post. — Slå på **Send Email**-bryteren for å sende en fyldigere bekreftelse på e-post.

Gjennomgå malen for bekreftelseseposten for å se hvordan den vil se ut for gjesten.

Denne e-posten inneholder også en lenke slik at gjesten selv kan endre eller kansellere bookingen sin.

Juster innstillingen for hvor lenge før ankomst (i minutter) gjesten kan endre bookingen selv via lenken (standard er 180 minutter).

Finne og dele Booking-appen

Din "bookingapp" er det grensesnittet restaurantens ansatte og administrasjon kan benytte.

Step #16: Klikk på Home i hovedmenyen for å gå tilbake til dashbordet. — Klikk på **Home** i hovedmenyen for å gå tilbake til dashbordet.

Nederst på siden finner du lenken til deres interne bookingportal.

Kopier nettadressen under overskriften Booking app. Dette er ikke en app du laster ned i App Store eller Google Play, men en nettadresse du kan bokmerke og bruke på enhver PC, nettbrett eller mobil.

FAQ

Q: Kan gjester endre eller avbestille bookingen selv?

A: Ja. I bekreftelseseposten gjesten mottar, finnes det en endringslink. Du kan selv bestemme fristen for hvor nært innpå ankomst denne knappen er aktiv (for eksempel opptil 180 minutter før).

Q: Får gjesten en påminnelse før bookingen?

A: Ja, systemet sender automatisk en bookingspåminnelse 24 timer før ankomst. Det sendes også ut en avbestillingsbekreftelse dersom gjesten velger å kansellere.

Glossary

Term	Definition
Scenario (Service)	Et regelsett i systemet som dikterer hvordan bord tildeles for en bestemt type servering, som à la carte eller lukkede selskap.
Resource Union	Et oppsett som definerer hvilke spesifikke bord som kan skyves sammen for å betjene større grupper.
Resolution	Tidsintervallene (f.eks. hvert 15. minutt) som presenteres for gjesten som mulige booking-tider i online-portalen.
Walk-in	Gjester som ankommer restauranten uten å ha foretatt en reservasjon på forhånd.