Revisión y Aprobación del Reporte de Cuentas por Pagar

Guía paso a paso para revisar el reporte semanal de cuentas por pagar en Excel, ordenar por proveedor y seleccionar facturas para pago mediante códigos de color.

June 10, 2026 By Alexa Nunez

Esta guía explica cómo revisar el reporte semanal de cuentas por pagar para evaluar los gastos, priorizar a los proveedores y seleccionar qué facturas se liquidarán antes del cierre semanal. El objetivo es mantener un flujo de efectivo sano, organizar los pagos por prioridades y asegurar la continuidad de los servicios críticos.

Dirigido a los responsables de finanzas o administración encargados de gestionar los pagos a proveedores. Este proceso se realiza rutinariamente antes del día de nómina y pagos (usualmente lunes, miércoles y jueves) para estructurar el gasto semanal.

Consideraciones iniciales

Antes de organizar los pagos, ten en cuenta los compromisos fijos y el flujo de efectivo disponible. Algunos proveedores requieren abonos semanales fijos garantizados para mantener el servicio activo, mientras que otros pagos pueden ser flexibles dependiendo del flujo.

Los honorarios médicos, como los de servicios de terapia intensiva, siempre deben ser considerados como máxima prioridad para garantizar la continuidad de la atención.

Ordenar el reporte por proveedor

Para facilitar el análisis, ordena primero la lista alfabéticamente por proveedor.

Step #1: Haz clic en la pestaña de la semana correspondiente (por ejemplo, 22 al 28 Febrero - 2025) para abrir el reporte en pantalla. — Haz clic en la pestaña de la semana correspondiente (por ejemplo, **22 al 28 Febrero - 2025**) para abrir el reporte en pantalla.

Step #2: Haz clic en el encabezado de la columna de proveedores para abrir las opciones de filtro y orden. — Haz clic en el encabezado de la columna de proveedores para abrir las opciones de filtro y orden.

Step #3: Selecciona Orden personalizado en el menú desplegable. — Selecciona **Orden personalizado** en el menú desplegable.

Step #4: En la ventana emergente, configura la clasificación para ordenar por la columna que contiene los nombres de los proveedores. — En la ventana emergente, configura la clasificación para ordenar por la columna que contiene los nombres de los proveedores.

Step #5: Asegúrate de seleccionar la columna correcta (por ejemplo, Columna2) para que el orden sea alfabético. — Asegúrate de seleccionar la columna correcta (por ejemplo, Columna2) para que el orden sea alfabético.

Step #6: Haz clic en Aceptar para aplicar los cambios a la hoja. — Haz clic en **Aceptar** para aplicar los cambios a la hoja.

Selección y código de colores para pagos

Al revisar la lista, marca las filas usando una estrategia de código de colores. Esto te permite calcular el total estimado y tomar decisiones sobre qué facturas cubrir.

Acción / Estrategia	Color asignado	Criterio de uso
Pago prioritario	Verde	Facturas que deseas y puedes pagar esta semana (honorarios urgentes, abonos obligatorios, facturas actuales).
Pago pospuesto	Rosa	Facturas de proveedores que otorgan crédito de 30 días y pueden esperar hasta la siguiente semana sin causar penalizaciones.

Step #7: Selecciona la fila de la factura específica a la que planeas realizar un abono parcial o total. — Selecciona la fila de la factura específica a la que planeas realizar un abono parcial o total.

Step #8: Abre la paleta de colores en la barra de herramientas superior. — Abre la paleta de colores en la barra de herramientas superior.

Step #9: Revisa la fecha de la factura para revisar su antigüedad e identificar si se trata de un gasto actual o un cobro atrasado. — Revisa la fecha de la factura para revisar su antigüedad e identificar si se trata de un gasto actual o un cobro atrasado.

Step #10: Si la factura debe pagarse esta semana, selecciona la fila. — Si la factura debe pagarse esta semana, selecciona la fila.

Step #11: Aplica el color verde a la fila seleccionada, lo que sumará esta cantidad al cálculo final para los pagos del viernes. — Aplica el color verde a la fila seleccionada, lo que sumará esta cantidad al cálculo final para los pagos del viernes.

Step #12: Si el proveedor tiene un crédito a 30 días y la fecha aún te permite aplazarlo, selecciona la fila de esa factura. — Si el proveedor tiene un crédito a 30 días y la fecha aún te permite aplazarlo, selecciona la fila de esa factura.

Step #13: Haz clic en la paleta de colores y selecciona el color rosa para programar su revisión para la próxima semana. — Haz clic en la paleta de colores y selecciona el color rosa para programar su revisión para la próxima semana.

Step #14: Avanza a la fila del siguiente proveedor en tu lista alfabética. — Avanza a la fila del siguiente proveedor en tu lista alfabética.

Step #15: Haz clic en el proveedor correspondiente para revisar su estado de cuenta. — Haz clic en el proveedor correspondiente para revisar su estado de cuenta.

Step #16: Si encuentras facturas rechazadas o no reconocidas, selecciona la fila entera. — Si encuentras facturas rechazadas o no reconocidas, selecciona la fila entera.

Step #17: Si hay alguna factura que no identifiques, mandar a solicitar mas informacion al contador — Si hay alguna factura que no identifiques, mandar a solicitar mas informacion al contador

Step #18: Busca los servicios críticos, como Honorarios medicos, y dales máxima prioridad si no se les pagó en la semana anterior. — Busca los servicios críticos, como **Honorarios medicos**, y dales máxima prioridad si no se les pagó en la semana anterior.

Step #19: Haz clic en la fila del servicio crítico para marcarla. — Haz clic en la fila del servicio crítico para marcarla.

Step #20: Revisa la columna del total a pagar para tener en cuenta el impacto exacto en los fondos disponibles. — Revisa la columna del total a pagar para tener en cuenta el impacto exacto en los fondos disponibles.

Step #21: Continúa revisando el resto del reporte evaluando las fechas de vencimiento de los créditos para decidir si aplicar color verde o rosa. — Continúa revisando el resto del reporte evaluando las fechas de vencimiento de los créditos para decidir si aplicar color verde o rosa.

Q: ¿Por qué se revisa el reporte de cuentas por pagar en días específicos de la semana?

A: Se revisa los lunes, miércoles y jueves para preparar los pagos con anticipación, ya que el viernes es el día habitual de nómina y liquidación de gastos.

Q: ¿Cómo se manejan los proveedores que otorgan 30 días de crédito?

A: Si la factura se encuentra dentro del plazo de los 30 días y el flujo de efectivo es limitado, se puede resaltar en color rosa, lo que indica que se evaluará y pagará en semanas posteriores antes de su vencimiento.

Q: ¿Qué debe hacerse con las facturas no reconocidas o rechazadas?

A: Se dejan sin marcar para su pago. Adicionalmente, se puede agregar una nota para solicitarle al contador que las excluya de la base de datos o las mueva a un archivo de facturas canceladas.

Q: ¿Qué tipos de pago tienen prioridad más alta durante la revisión?

A: Los honorarios médicos (como los servicios de intensivistas) son la máxima prioridad para asegurar el servicio continuo. También son de alta prioridad los proveedores que requieren un abono fijo semanal para mantener los sistemas operativos.

Término	Definición
Flujo de efectivo	La cantidad de dinero real y disponible en cuenta que determina la capacidad inmediata para hacer frente a los pagos.
Honorarios	El pago que se realiza a profesionales de la salud independientes, como los intensivistas, por los servicios médicos prestados en las instalaciones.
Plazo de crédito	El periodo (usualmente de 30 días) que un proveedor otorga para pagar una factura después de emitirla sin generar penalizaciones.
Orden personalizado	Función de la hoja de cálculo que permite reorganizar los datos de una tabla basándose en criterios específicos, como organizar en orden alfabético la columna de proveedores.