Setting-Ergebnisse im CRM richtig protokollieren

Erfahren Sie, wie Sie die Ergebnisse aus Erst- und Folgegesprächen dokumentieren, Qualifizierungen vornehmen und Follow-ups im Formular planen.

May 21, 2026 By Sammer Malereibetrieb GmbH

Diese Anleitung erklärt, wie Sie die Ergebnisse eines Setting-Gesprächs strukturiert und vollständig im System protokollieren. Ziel ist es, den aktuellen Qualifizierungsstatus, vereinbarte nächste Schritte sowie alle wichtigen Kundeninformationen zentral und auswertbar zu dokumentieren.

Dieser Prozess gilt für alle Setter und Vertriebsmitarbeiter. Das entsprechende Formular muss konsequent nach jedem geführten Gespräch – egal ob es sich um das erste Telefonat oder ein späteres Follow-up handelt – ausgefüllt werden.

Formular aufrufen und starten

Starten Sie immer direkt aus dem entsprechenden Deal in Ihrem CRM, damit alle Angaben automatisch richtig zugeordnet werden.

Step #1: Klicken Sie in Pipedrive auf den entsprechenden Formular-Link unter Formulare. — Klicken Sie in Pipedrive auf den entsprechenden Formular-Link unter **Formulare**.

Step #2: Klicken Sie auf Weiter. — Klicken Sie auf **Weiter**.

Step #3: Klicken Sie auf + Ergebnis hinzufügen. — Klicken Sie auf **+ Ergebnis hinzufügen**.

Step #4: Wählen Sie Erstellen aus dem Menü. — Wählen Sie **Erstellen** aus dem Menü.

Ergebnis und Qualifizierungsstatus festlegen

Im nächsten Schritt dokumentieren Sie den Ausgang des Telefonats. Die korrekte Erfassung ist essenziell, da hieraus spätere Auswertungen (z. B. Ablehnungsgründe) gebildet werden.

Mögliche Setting-Ergebnisse

Je nach Gesprächsverlauf wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

Ergebnis	Wann auswählen	Besonderheit bei der Erfassung
Qualifiziert, Besichtigung vereinbart	Der Optimalfall: Bedarf passt, Termin für Vor-Ort-Termin steht.	Datum und Uhrzeit des Termins werden im Formular abgefragt.
Qualifiziert, keine Besichtigung vereinbart	Lead ist qualifiziert, hat aber aktuell keine Zeit (z.B. Urlaub) oder muss sich noch absprechen.	Angabe eines Grundes (z.B. "Urlaub") ist zwingend erforderlich.
Qualifiziert und direkt Angebot	Bei kleinen Aufträgen (z.B. eine Wand streichen), wo keine Besichtigung nötig ist.	-
Nicht qualifiziert	Das Budget ist zu klein, falsches Produkt oder andere K.O.-Kriterien.	Der genaue Hauptgrund muss für spätere Statistiken ausgewählt werden.
Kein Gespräch	Anruf getätigt, aber niemand erreicht.	-

Step #5: Wählen Sie das passende Ergebnis für das Gespräch aus. — Wählen Sie das passende **Ergebnis** für das Gespräch aus.

Setzen Sie ein Profil nur auf "Qualifiziert", wenn wirklich 100 % der Standardkriterien erfüllt sind. Gibt es noch Klärungsbedarf (z.B. bzgl. Zeitpunkt oder mit weiteren Entscheidern), wählen Sie "Teilweise qualifiziert".

Step #6: Wählen Sie den zutreffenden Qualifizierungsstatus (z. B. Qualifiziert). — Wählen Sie den zutreffenden **Qualifizierungsstatus** (z. B. Qualifiziert).

Step #7: Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit für die Besichtigung oder ein geplantes Follow-up aus. — Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit für die Besichtigung oder ein geplantes Follow-up aus.

Step #8: Geben Sie an, ob ein Follow-up notwendig ist. — Geben Sie an, ob ein **Follow-up** notwendig ist.

Wenn Sie bei der Follow-up-Frage "Ja" auswählen, müssen Sie anschließend die Art (z.B. Telefon), das genaue Datum sowie konkrete Notizen hinterlegen (z.B. "Nach Urlaub Budget klären").

Step #9: Beantworten Sie abschließend in diesem Bereich die Checklisten-Fragen zur Lead-Qualität (Eignung hinsichtlich Produkt, Zeitpunkt und Budget). — Beantworten Sie abschließend in diesem Bereich die Checklisten-Fragen zur Lead-Qualität (Eignung hinsichtlich Produkt, Zeitpunkt und Budget).

Step #10: Klicken Sie auf Weiter. — Klicken Sie auf **Weiter**.

Detailangaben und Transkript

Zum Abschluss prüfen Sie Ihre Eingaben und fügen das Gesprächsprotokoll ein.

Step #11: Geben Sie das genaue Datum und die Uhrzeit des geführten Settings ein. — Geben Sie das genaue Datum und die Uhrzeit des geführten Settings ein.

Step #12: Wählen Sie Ihren eigenen Namen als verantwortlichen Setter aus, damit der Termin Ihnen zugerechnet wird. — Wählen Sie Ihren eigenen Namen als **verantwortlichen Setter** aus, damit der Termin Ihnen zugerechnet wird.

Step #13: Bestätigen Sie in der Checkliste, dass Sie die Deal-Phase im CRM aktualisiert und nächste Aktivitäten gesetzt haben. — Bestätigen Sie in der Checkliste, dass Sie die Deal-Phase im CRM aktualisiert und nächste Aktivitäten gesetzt haben.

Fassen Sie sich in der Einschätzung kurz. Schreiben Sie nur maximal zwei bis drei Sätze mit der absoluten Essenz des Gesprächs (z. B. "Kunde möchte Qualität. Termin vereinbar, sobald Rücksprache mit Ehefrau erfolgt ist.").

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Geben Sie Ihre kurze Einschätzung und die wichtigsten Erkenntnisse ein.

Step #15: Klicken Sie auf Weiter. — Klicken Sie auf **Weiter**.

Step #16: Fügen Sie das vollständige Setting-Transkript in das dafür vorgesehene Textfeld ein. — Fügen Sie das vollständige **Setting-Transkript** in das dafür vorgesehene Textfeld ein.

Wenn Sie ausnahmsweise kein Transkript haben (etwa weil vom Privathandy telefoniert wurde), tragen Sie in dieses Feld manuell ein, dass kein Protokoll vorliegt. Im Normalfall wird das Langtranskript eingefügt, welches das System später per KI zusammenfasst.

Step #17: Klicken Sie erneut auf Weiter. — Klicken Sie erneut auf **Weiter**.

Step #18: Klicken Sie auf Senden, um das Formular endgültig abzuschließen. — Klicken Sie auf **Senden**, um das Formular endgültig abzuschließen.

Die Daten werden nun im zentralen Deal-Verlauf hinterlegt. So bleiben alle Informationen auch bei Verzögerungen oder Urlaubszeiten für künftige Anrufe sichtbar.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Q: Muss ich dieses Formular wirklich nach jedem Telefonat ausfüllen?

A: Ja, das Formular muss nach jedem Setting-Gespräch genutzt werden – auch dann, wenn es sich um das fünfte Follow-up handelt und kein fester Termin zustande kam. Nur so wird sichergestellt, dass die Daten stets aktuell qualifiziert und historisch nachvollziehbar bleiben.

Q: Was tue ich, wenn das Budget oder andere Aspekte noch unklar sind?

A: Wenn Sie einzelne Details wie Budget oder den finalen Entscheider noch nicht final klären konnten, setzen Sie den Status auf "Teilweise qualifiziert" und hinterlegen im Follow-up-Notizfeld, was beim nächsten Gespräch zwingend erfragt werden muss.

Glosario

Begriff	Definition
Setting-Gespräch	Ein Erst- oder Folgegespräch zur Vorqualifizierung eines potenziellen Kunden, bei dem Faktoren wie Budget, Timing und Produktpassung geprüft werden.
Follow-up	Die geplante Nachverfolgung eines Kontakts, zu dem bereits eine Verbindung aufgebaut wurde, oft um noch ausstehende Fragen zu klären oder einen Termin nachzuholen.
Transkript	Die automatisiert erstellte schriftliche Aufzeichnung des geführten Verkaufsgesprächs, die später zur Auswertung durch eine KI genutzt wird.