Verificación y carga mediante lectura automática de facturas

Propósito

Este procedimiento documenta el flujo de trabajo para verificar el estado de las facturas de consumo asociadas a los centros de emisión y realizar pruebas de subida mediante la herramienta de lectura automática de facturas. El objetivo es identificar cómo el sistema gestiona los archivos cargados en cada fuente de emisión y comprobar incidencias operativas durante el proceso de extracción.

Alcance

Esta guía aplica al equipo de sostenibilidad y gestión ambiental responsable del registro de huella de carbono y carga documental en la plataforma. Cubre la revisión y depuración de registros en fuentes de emisión de electricidad, así como el flujo de subida documental desde el apartado de archivos. Quedan fuera de alcance las correcciones técnicas en el backend del motor de lectura de facturas.

Verificar y depurar registros previos de facturas

Realice este procedimiento antes de iniciar nuevas cargas para comprobar si existen archivos adjuntos previos en las sedes y eliminarlos.

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Revise los consumos registrados para diferenciar las entradas manuales de los archivos previamente adjuntos.

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Si la prueba previa generó archivos adjuntos antes de continuar con la carga, debe eliminarlos para limpiar el registro.

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Asegúrese de que no quede ninguna factura adjunta en el periodo seleccionado para ninguna de las sedes o empresas antes de comenzar la nueva prueba.

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Configurar la lectura automática para fuentes de electricidad

Realiza esta configuración tras comprobar los registros existentes para preparar la carga de nuevos comprobantes. Al finalizar, el asistente quedará listo para recibir los archivos de las fuentes seleccionadas.

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Puedes seleccionar varias ubicaciones en este paso aunque luego solo vayas a utilizar una de ellas, como el Centro Norte.

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Adjuntar facturas y comprobar la subida en el sistema

Lleve a cabo este procedimiento para adjuntar los archivos de facturas a cada fuente de emisión configurada y confirmar si el sistema los almacena de forma anticipada. Al concluir, las facturas quedarán cargadas en la actividad de consumo correspondiente antes de iniciar el procesamiento automático.

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Tenga en cuenta que se trata de una factura nueva.

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Compruebe que el nombre del archivo descargado corresponda con el documento cargado en el paso anterior.

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Comprobar el resultado del procesamiento automático

Realiza esta comprobación tras cargar las facturas para verificar si el asistente procesa el lote correctamente o si se detiene el flujo de trabajo.

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Preguntas frecuentes

¿Por qué aparece un archivo en la fuente de emisión antes de completar el asistente?

A: El sistema asocia y almacena el archivo en cuanto se selecciona en la ventana del explorador y se presiona "Abrir", incluso antes de pulsar el botón de siguiente paso para procesar.

¿Qué ocurre al avanzar con múltiples archivos nuevos en la lectura automática?

A: Si se intenta procesar el asistente tras adjuntar varios archivos o nombres nuevos, el sistema genera un error en el paso de procesamiento automático de las fuentes seleccionadas.

¿Cómo se puede comprobar si un archivo duplicado realmente subió a la fuente?

A: Se debe regresar al módulo de huella de carbono, seleccionar el centro de trabajo y la fuente de emisión correspondiente, y descargar el archivo listado para verificar si coincide con el documento adjuntado.

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