Як заархівувати співробітника після звільнення: покрокова інструкція

Дізнайтеся, як правильно заархівувати співробітника після звільнення: покрокова інструкція з архівації користувача та контакту в системі, поради та важливі нюанси.

March 30, 2026 By Edihar Iritsian

У цьому посібнику ми дізнаємося, як правильно архівувати співробітника після його звільнення. Це допоможе підтримувати порядок у списку користувачів і контактів, а також уникнути плутанини з активними та архівними записами.

Ми розглянемо, як знайти потрібного співробітника, відключити його обліковий запис, а також окремо заархівувати пов’язаний контакт. Ви також дізнаєтеся, як вказати дату та причину звільнення.

Давайте почнемо

Отже, як заархівувати співробітника, якщо він звільнився? Для цього потрібно зайти в налаштування.

Step #1: Натисніть на іконку Налаштування. — Натисніть на іконку Налаштування.

Тиснемо на управління користувачами.

Step #2: Натисніть на посилання Керуйте користувачами. — Натисніть на посилання Керуйте користувачами.

Зараз у нас 46 активних користувачів. Тиснемо, і відкриється повний список користувачів системи. Можна вибрати потрібного вручну зі списку. Якщо це незручно, скористайтеся пошуком.

Step #3: Натисніть на поле пошуку. — Натисніть на поле пошуку.

Step #4: Натисніть на спадне меню Фільтри. — Натисніть на спадне меню Фільтри.

Введіть прізвище або інші дані співробітника.

5

У поле пошуку введіть дані співробітника.

Припустимо, ми знайшли співробітника, якого потрібно відключити.

Step #6: Натисніть на співробітника, якого треба відключити. — Натисніть на співробітника, якого треба відключити.

Тиснемо на нього. Тут видно всю інформацію та права цього користувача. Також видно, що до цього користувача прив'язаний контакт. Важливо пам'ятати: якщо ми архівуємо користувача, співробітника потрібно архівувати окремо.

7

Важливо пам'ятати, якщо ми архівуємо користувача, то співробітника доведеться архівувати окремо.

Для цього натискаємо на шестерню.

Step #8: Натисніть на шестерню. — Натисніть на шестерню.

Потім натискаємо "архів".

Step #9: Натисніть «Архів». — Натисніть «Архів».

Підтверджуємо дію.

Step #10: Натисніть «Архів». — Натисніть «Архів».

Після цього з'являється повідомлення: "Користувача заархівовано". Однак його контакт лишився активним. Тому нам потрібно окремо зайти в контакт і заархівувати його також.

Step #11: Натисніть на посилання контакту 'Семешко Олена Олександрівна' у сповіщенні. — Натисніть на посилання контакту 'Семешко Олена Олександрівна' у сповіщенні.

Запам'ятайте це. Підтверджуємо та відправляємо контакт в архів.

Step #12: Натисніть кнопку 'Архів'. — Натисніть кнопку 'Архів'.

Повертаємося до списку користувачів.

Step #13: Натисніть на хлібну крихту 'Користувачі', щоб повернутися назад. — Натисніть на хлібну крихту 'Користувачі', щоб повернутися назад.

Користувач уже в архіві. У загальному списку його не видно. Щоб його знайти, виберіть відображення архівних записів.

Step #14: Натисніть на меню 'Фільтри'. — Натисніть на меню 'Фільтри'.

Ось він.

Step #15: Виберіть опцію 'Неактивні користувачі'. — Виберіть опцію 'Неактивні користувачі'.

Як бачите, він в архіві. Тепер згадаємо, що до цього користувача був прив'язаний співробітник. Користувач уже в архіві, але співробітник ще активний. Його також потрібно звільнити.

Step #16: Натисніть на вкладку "Співробітник". — Натисніть на вкладку "Співробітник".

Тиснемо на шестерню. Обираємо потрібну дію.

Step #17: Натисніть на іконку шестерні. — Натисніть на іконку шестерні.

Step #18: У випадаючому меню оберіть "Звільнити". — У випадаючому меню оберіть "Звільнити".

Тут можна вказати дату звільнення, причину та додаткову інформацію.

19

Вкажіть дату закінчення контракту.

Все це заповнюємо за потреби. Після цього натискаємо на статус.

Step #20: Натисніть кнопку "Застосувати". — Натисніть кнопку "Застосувати".

Тут буде відображена дата звільнення. Якщо була вказана причина, її теж буде видно. У розділі робочої інформації можна перевірити, що всі дані про причину звільнення відображаються коректно. Власне, і все. Так ми архівуємо співробітника.