Zoho CRM: Grundlegende Systemlogik und Navigation

Erfahren Sie, wie das Zoho CRM strukturiert ist. Lernen Sie die Navigation und die Bedeutung der wichtigsten Module kennen, um Kontakte korrekt zuzuordnen.

May 20, 2026 By Lebenszeit Pflege

Dieser Leitfaden erklärt die grundlegende Struktur und Navigation im Zoho CRM, um ein besseres Verständnis für das Zusammenspiel der Hauptmodule zu entwickeln. Das Ziel ist es, Kontakte, Firmen und Geschäftsprozesse korrekt zuzuordnen und die Datenbank effizient zu nutzen.

Diese Übersicht richtet sich an alle Nutzer des Systems, die sich erstmals anmelden und die grundlegende Logik für die Dateneingabe und das Kontaktmanagement verstehen möchten.

Das Dashboard und die Navigation

Nach der Anmeldung gelangen Sie auf Ihr personalisierbares Dashboard. Auf der linken Seite des Bildschirms befindet sich Ihre Modulübersicht zur Navigation.

Step #1: Klicken Sie im oberen Bereich auf Home, um bei Orientierungsverlust jederzeit zu Ihrem Startbildschirm zurückzukehren. — Klicken Sie im oberen Bereich auf **Home**, um bei Orientierungsverlust jederzeit zu Ihrem Startbildschirm zurückzukehren.

Die Personendatenbank verwalten

Alle natürlichen Personen werden grundsätzlich in einem zentralen Register erfasst.

Step #2: Klicken Sie in der linken Menüleiste auf Personen, um die Datenbank aller bisher erfassten Kontakte zu öffnen. — Klicken Sie in der linken Menüleiste auf **Personen**, um die Datenbank aller bisher erfassten Kontakte zu öffnen.

Um die Übersichtlichkeit in der Personendatenbank zu behalten, können Sie die Datensätze nach verschiedenen Kriterien sortieren und filtern.

Step #3: Klicken Sie auf Filter, um die Suchkriterien auf der linken Seite einzublenden. — Klicken Sie auf **Filter**, um die Suchkriterien auf der linken Seite einzublenden.

Step #4: Aktivieren Sie das Feld Personentyp, um nach bestimmten Kontaktarten zu suchen. — Aktivieren Sie das Feld **Personentyp**, um nach bestimmten Kontaktarten zu suchen.

Step #5: Wählen Sie im Dropdown-Menü Klient aus, um sich ausschließlich Interessenten und Patienten anzeigen zu lassen. — Wählen Sie im Dropdown-Menü **Klient** aus, um sich ausschließlich Interessenten und Patienten anzeigen zu lassen.

Step #6: Wechseln Sie die Auswahl auf Externer Partner, wenn Sie nach dienstlichen Kontakten wie Ärzten filtern möchten. — Wechseln Sie die Auswahl auf **Externer Partner**, wenn Sie nach dienstlichen Kontakten wie Ärzten filtern möchten.

Step #7: Wählen Sie Angehöriger, um zugewiesene familiäre Kontaktpersonen von Klienten aufzulisten. — Wählen Sie **Angehöriger**, um zugewiesene familiäre Kontaktpersonen von Klienten aufzulisten.

Hier ist eine detaillierte Übersicht der verschiedenen Personentypen im System:

Personentyp	Wann zu nutzen	Was erfasst wird
Klient	Für aktuelle Interessenten und aufzunehmende Personen.	Vollständige Daten und Verknüpfung für spätere Deals und Angebote.
Externer Partner	Für dienstliche Kontakte wie Ärzte oder Therapeuten.	Kontaktdaten und Zuordnung zu einer Organisation (z. B. Arztpraxis).
Angehöriger	Für familiäre Kontaktpersonen eines Klienten.	Reduzierter Informationsgehalt (nur Name, Anschrift und Kontaktmöglichkeiten).

Jede natürliche Person gehört zwingend in das Modul „Personen“, auch wenn sie einer Firma oder Einrichtung zugeordnet ist. Der Arzt ist eine Person, seine Praxis hingegen eine Organisation.

Organisationen anlegen und verstehen

Damit alle Kontakte logisch verknüpft werden können, pflegen wir Firmen, medizinische Versorgungszentren (MVZ) und Praxen in einem eigenen Modul.

Step #8: Klicken Sie in der linken Menüleiste auf Organisationen. — Klicken Sie in der linken Menüleiste auf **Organisationen**.

Bevor Sie einen neuen Arzt anlegen, prüfen Sie stets, ob die dazugehörige Arztpraxis oder Einrichtung bereits existiert (teilweise auch mit mehreren Standorten). Legen Sie immer erst die Organisation an und fügen Sie den Arzt anschließend als externen Partner hinzu.

Deals und Geschäftsprozesse verwalten

Sobald aus einem Interessenten ein konkreter Fall wird, verlagert sich der Prozess in ein weiteres Modul.

Step #9: Klicken Sie im Menü auf Deals, um in die Ansicht der Geschäftsprozesse zu wechseln. — Klicken Sie im Menü auf **Deals**, um in die Ansicht der Geschäftsprozesse zu wechseln.

Ein Deal funktioniert wie eine digitale Klientenakte. Wenn ein Klient an einem Angebot interessiert ist, wird aus seinem Personendatensatz ein Deal generiert. In dieser Akte werden anschließend alle weiteren Vorgänge gebündelt, darunter Versorgungsangebote, vertragliche Unterlagen, Selbstauskünfte und Bonitätsnachweise.

Glossary

Begriff	Definition
Personen	Zentrales Datenbankmodul für alle erfassten Menschen, unterteilt in Klienten, Externe Partner und Angehörige.
Organisationen	Modul für rechtliche Einheiten, Firmen und Einrichtungen, wie beispielsweise Arztpraxen oder medizinische Versorgungszentren (MVZ).
Deals	Die digitale Klientenakte, in der alle Geschäftsprozesse, Angebote und vertraglichen Dokumente zu einer Person gebündelt werden.